Update 10.12.2025

English version below

Zur anstehenden Gebäudeschließung über den Zeitraum 20.12.2025 bis einschließlich 04.01.2026 haben uns mehrere Nachfragen erreicht.

Daher möchten wir als Gesamtpersonalrat einige Punkte klarstellen:

• Urlaub oder Zeitausgleich dürfen nicht angeordnet werden.
  Dies wurde ausdrücklich zwischen dem Präsidenten und dem Gesamtpersonalrat vereinbart.
  Es liegt damit im freien Ermessen der Beschäftigten, ob sie Urlaub, Zeitausgleich oder AZV-Tage beantragen möchten bzw. mitteilen.
• Die Arbeitgeberin trägt die Verantwortung, Beschäftigten während der Schließzeit mobiles Arbeiten oder alternative Arbeitsmöglichkeiten zu ermöglichen.
  Eine Einordnung wie z.B. „nur wenn Urlaub nicht möglich ist, kann mobil gearbeitet werden“ ist falsch und widerspricht der Vereinbarung.
• Führungskräfte sind durch die Dienststelle dazu ermutigt worden, die Regeln zum mobilen Arbeiten im Dezember großzügig auszulegen – auch abweichend von der üblichen 60-%-Grenze. Im Zeitraum der Gebäudeschließung wird also zu 100 % mobil gearbeitet.

Damit ist klar:

• Beschäftigte können Urlaub oder Zeitausgleich beantragen, sie müssen es aber nicht.
• Wenn kein Urlaub oder Zeitausgleich genommen wird, muss die Arbeitgeberin ermöglichen, dass mobil gearbeitet werden kann oder andere organisatorische Lösungen erfolgen, z. B. Weiterbildungen (über Selbstlernmodule des WBZ, im IT-Bereich etc.).

Bitte wendet euch an eure örtlichen Personalräte, wenn:

• Urlaub oder Zeitausgleich nahegelegt, „empfohlen“, aber faktisch erwartet wird,
• mobiles Arbeiten verweigert oder
• Druck ausgeübt wird, entgegen der Vereinbarung zu handeln.

Alternativ habt ihr die Möglichkeit, die DV-Flex-Kommission anzurufen, wenn mobiles Arbeiten nicht ermöglicht wird.

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We have received several inquiries regarding the upcoming #closing time from December 20, 2025, through January 4, 2026.

Therefore, we, the General Staff Council, would like to clarify a few points:

• Vacation or compensatory time off may not be mandated.
  This has been expressly agreed upon between the President and the General Staff Council.
  It is therefore at the discretion of the employees whether they wish to apply for or notify vacation, compensatory time off, or AZV days (public servants only).
• The employer is responsible for enabling employees to work remotely or providing alternative work options during the closure period.
  A classification such as “mobile working is only possible if vacation is not possible” is incorrect and contradicts the agreement.
• Supervisors have been encouraged by the Board to interpret the rules on mobile working generously in December – even deviating from the usual 60% limit. During the period of building closure, 100% mobile working will therefore be in place.

This makes it clear that

• Employees can apply for vacation or time off in lieu, but they are not obliged to do so.
• If no vacation or time off in lieu is taken, the employer must enable mobile working or other organizational solutions, e.g., further training (via self-study modules provided by the WBZ, or the IT department, etc.).

Please contact your local staff councils if:

• Vacation or time off in lieu is suggested, “recommended,” but in fact expected,
• mobile working is refused, or
• pressure is exerted to act contrary to the agreement.

Alternatively, you have the option of contacting the DV Flex Commission if mobile working is not made possible.

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Newsmeldung 26.11.2025

For information in English please read on here.

Dienststelle und GPR haben sich auf eine Regelung zur Gebäudeschließung über den Jahreswechsel 2025/26 geeinigt. Da uns immer wieder bekannt wird, dass Rundmails der Dienststelle nicht alle Beschäftigten erreichen, replizieren wir hier die Information der Stabsstelle NE, die heute an alle Leitungen von Fachbereichen, ZIs, Graduiertenschulen, ZEs, ZUVs, Bibliotheken, Stabsstellen des Präsidiums, Servicestellen und Beauftragte/ Vertretungen versandt wurde.

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Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

aufgrund der angespannten Haushaltssituation und des Einsparpotenzials an Strom- und Heizkosten, welches sich durch die Lage von Weihnachten und Neujahr in diesem Jahr ergibt, werden die Gebäude der FU Berlin dieses Jahr über den Zeitraum der Akademischen Ferien geschlossen.

Allen Beschäftigten der Freien Universität Berlin soll ermöglicht werden, in der Zeit vom 20.12.2025 bis einschließlich 02.01.2026 entweder

• Urlaub zu nehmen,
• evtl. Überarbeits-Ausgleichstage (Gleitzeittage) zu nehmen oder
• mobil zu Arbeiten.

Die Gewährung von Urlaub, Zeitausgleich, AZV-Tag wird den Bereichen nahegelegt. Urlaub oder Zeitausgleich darf aber nicht angeordnet werden.

Bei den in der DV Flex geregelten Rahmenbedingungen ermutigt die Hochschulleitung alle Führungskräfte, den Ermöglichungsrahmen des mobilen Arbeitens für den Dezember, insbesondere mit Blick auf die angestrebte Schließzeit, sehr großzügig und abweichend von der 60%-Regelung auszulegen.

Mit Blick auf die Überschneidung von akademischen Ferien und Schulferien in Berlin/Brandenburg sowie die attraktive Lage der Feiertage für die Beschäftigten (max. 5 Tage Urlaub, Gleitzeittage und/oder Homeoffice) und die Generierung möglichst großer Energieeinsparungen und damit verbundener Kostenentlastungen wird folgendermaßen verfahren:

Die Heizungen werden durch Mitarbeitende und Hausmeister am 19.12.2025 vor der Schließzeit auf Stellung 1 gestellt. Das Hochdrehen der Heizkörper erfolgt durch die Hausmeister am 02.01.2025.

Zusätzlich werden die Heizungsanlagen in den Häusern dieses Jahr im Gegensatz zu den vorherigen drei Jahren durch die Technische Abteilung abgesenkt.

Die Lüftungsanlagen werden im Laufe des 19.12. bis zum 5.1. früh zentral durch die GLT und/oder vor Ort – sofern keine Ausnahmen bestehen – ausgeschaltet.

Die Abfrage von Ausnahmebereichen in Tier-, Pflanzen-, Klinik- und Laborbereichen erfolgt wie in den vergangenen Jahren in einer gesonderten Mail.

Während der Schließzeit werden die altbekannten Energieaudits und Kontrollgänge durch Hausmeister, Technische Abteilung und die Stabsstelle NE durchgeführt (funktionieren die Heizkörper richtig? Arbeitet die Heizanlage korrekt? Gibt es defekte Beleuchtung? Sind Fenster offen? etc.).

In der Schließzeit findet keine Unterhaltsreinigung statt.

Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über diese Regelungen.

Eine News zur Schließzeit können Sie sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch bereits der Website der Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie unter „Aktuelles“  entnehmen.