Mit dem Rundschreiben V04/2019 „Elektronischer Entgeltnachweis für Alle“ vom 21.06.2019 wurden Sie in Kenntnis gesetzt, dass der „Selfservice Beschäftigte“ für alle Mitarbeiter*innen automatisch freigeschaltet wurde.

Diese IT-Anwendung ist nach PersVG Berlin mitbestimmungspflichtig, leider wurde diese Anwendung jedoch ohne ein Mitbestimmungsverfahren mit dem Gesamtpersonalrat für alle Beschäftigten in Betrieb gesetzt.

Bei Einloggen mit Ihrem FU-Account und Passwort über das webbasierte elsa-Portal sehen Sie unter dem Reiter „Selfservice Beschäftigte“ die folgenden personenbezogenen Daten:

• alle Ihre Gehaltsnachweise seit 2010
• Ihre Sozialversicherungsbescheinigungen seit 2017
• Ihre Lohnsteuerbescheinigungen seit 2015
• Ihre sämtlichen personenbezogenen Daten, welche bei der FU Berlin gespeichert sind (Bankverbindung; Wohnadresse; Familienstatus; Namen, Geburtsdaten, Geburtsorte von Familienangehörigen und ggfs. Ehepartnern usw.)

Das sind höchst sensible persönliche Daten der Beschäftigten mit sehr hohem Schutzbedarf. Da der „Selfservice Beschäftigte“ zurzeit im Rahmen des durch eine simple Authentifizierung (User-ID, Passwort) weltweit zugänglichen elsa-Portals betrieben wird, ist der Datenschutz nach Einschätzung des Gesamtpersonalrats und der ehem. behördlichen Datenschutzbeauftragten nur unzureichend gewährleistet.

Weiterhin wurde durch die automatische Freischaltung dieser Anwendung für alle Beschäftigten durch die Universitätsleitung bewusst auf die sonst notwendige Datenschutzbelehrung:

„Ich nehme zur Kenntnis, dass alle persönlichen Daten, die dieser Service bereitstellt (z.B. die Entgeltnachweise), nach Freischaltung für alle Personen sichtbar werden, die über mein Passwort verfügen.“

verzichtet.

Der Gesamtpersonalrat hat aufgrund des nicht erfolgten Mitbestimmungsverfahrens sowie der erheblichen Mängel beim Datenschutz die Abschaltung der IT-Anwendung „Selfservice Beschäftigte“ zum 19.08.2019 gefordert.

Der Gesamtpersonalrat fordert gleichzeitig vor erneutem Betrieb des IT-Verfahrens „Selfservice Beschäftigte“ die Einleitung eines Mitbestimmungsverfahrens nach PersVG Berlin sowie Konzepte, wie die Authentifikation gestärkt werden kann. Hier wurden bereits früher Tests zu stärkerer Authentifizierung durchgeführt (Hardware-Tokens, TAN-Verfahren etc.), die bisher nicht umgesetzt wurden.

Bitte beachten Sie vor Nutzung dieses Service die datenschutzrelevanten Mängel.

Der Gesamtpersonalrat wird seine Mitbestimmung bei diesem IT-Verfahren ggf. durch rechtliche Schritte geltend machen. Die Benachrichtigungspflichten der FU Berlin nach § 109a TKG bei der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten werden wir ggf. ebenfalls geltend machen.