Durch gute Planung und Dokumentation ergibt sich ein wesentlicher Vorteil des Forschungsdatenmanagements: die Effizienz bzw. Zeitersparnis. Bei eindeutig benannten, sowie gut beschriebenen und geordneten Daten behalten Sie immer den Überblick, können bestimmte Datengruppen schnell finden und bearbeiten. Eine besondere Relevanz hat dies auch im Kontext solcher Arbeits- bzw. Projektgruppen, die eine hohe personelle Fluktuation verzeichnen oder deren Daten von mehreren Partnern an verteilten Orten bearbeitet bzw. vorgehalten werden.

Sind Daten eindeutig benannt, sowie gut dokumentiert und mit entsprechenden Metadaten versehen, wird außerdem die künftige Nachnutzung erleichtert. Forschende oder andere Datennutzende finden Ihre Daten schneller bzw. können effizienter entscheiden, ob diese Daten in einem Projekt Verwendung finden sollten.