Alle Daten, die im Zusammenhang mit BEM erhoben werden, werden getrennt von der Personalakte in einer BEM-Akte der GS BEM aufbewahrt. Das bedeutet, dass in der Personalakte nur die wesentlichen Grundinformationen zum BEM aufgenommen werden. Dazu zählen das Erstanschreiben, die Zustimmung bzw. Ablehnung der betroffenen Person, die Erklärung über das erfolgte BEM und die ergriffenen Maßnahmen und die Erklärung der Beendigung des BEM – alle Gesprächsinhalte sind streng vertraulich und finden keinen Eingang in die Personalakte.