Im Jahresgespräch ziehen Vorgesetzte und Mitarbeiter*innen einmal jährlich strukturiert und zusammenfassend unter vier Augen Bilanz ihrer Zusammenarbeit. Sie tauschen sich über die Arbeitssituation und ihre Erwartungen aus, reflektieren gemeinsam die Arbeitsbedingungen, geben einander Rückmeldung zur Zusammenarbeit und besprechen Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten. Das Gespräch soll die Möglichkeit bieten, Schwierigkeiten und Perspektiven anzusprechen.

Das Jahresgespräch hat das Ziel, die Zusammenarbeit, Aufgabenerfüllung und Personalentwicklung zu verbessern und damit positiv auf Arbeitszufriedenheit und -motivation, das Arbeitsklima und die Arbeitsleistung aller Beteiligten einzuwirken.

Das Gespräch soll ein offener und vertraulicher Dialog sein. Es geht um Verständnis für die jeweils andere Sichtweise, um ein ehrliches, wertschätzendes und konstruktives Feedback beider Seiten sowie um die Vereinbarung konkreter Maßnahmen.

Die Vorgesetzten im Präsidium und dessen Stabsstellen, in der Zentralen Universitätsverwaltung, in den zentralen IT-Einheiten, in den Bibliotheksbereichen sowie in den Fachbereichsverwaltungen und in den Verwaltungen der Zentraleinrichtungen sind verpflichtet, ihren Mitarbeiter*innen einmal je Kalenderjahr ein Gespräch anzubieten.

Die wissenschaftlichen Bereiche können auf freiwilliger Basis ihren Mitarbeiter*innen Jahresgespräche anbieten.

Den Mitarbeiter*innen steht es frei, das Angebot zu einem Jahresgespräch anzunehmen. Aus der Ablehnung des Gesprächsangebots dürfen keine Nachteile entstehen.

Die vom Weiterbildungszentrum angebotenen Schulungen sind für Führungskräfte verpflichtend.

Für Beschäftigte sind die von den Multiplikator*innen angebotenen Informationsveranstaltungen Dienstaufgabe.

Das Jahresgespräch findet zusätzlich zu täglichen Gesprächen, Fachgesprächen, routinemäßigen Dienstbesprechungen, Personalgesprächen und Konfliktgesprächen statt.

Das Jahresgespräch findet ein Mal jährlich auf Einladung der/des Vorgesetzten während der Dienstzeit statt.

Die Terminvereinbarung sollte einvernehmlich mit einem entsprechenden Vorlauf von mindestens zwei Wochen erfolgen, so dass beide Gesprächsparteien ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben.

Für das Jahresgespräch sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, es sollte aber nicht länger als zwei Stunden dauern.

Für das Jahresgespräch sollte ein Raum und Gesprächsrahmen gewählt werden, der eine gute und störungsfreie Gesprächsatmosphäre ermöglicht. Unterbrechungen bspw. durch Telefonate oder Personen sollten ausgeschlossen werden. Eine frontale Sitzordnung sollte vermieden werden.

Die Informationsveranstaltungen bieten eine gute Möglichkeit, sich auf das Jahresgespräch vorzubereiten. Darüber hinaus kann die im Leitfaden als Anlage beigefügte „Checkliste für die Vorbereitung auf das Jahresgespräch“ genutzt werden.

Ein Gesprächsprotokoll dokumentiert vertraulich die Gesprächsergebnisse und getroffenen Vereinbarungen, außer es wird beidseitig die Vereinbarung getroffen, dass ein Protokoll entfallen kann.

Während des Gesprächs wird von der/dem Vorgesetzten in Abstimmung mit der/dem Mitarbeiter*in ein strukturiertes Protokoll (inkl. eines Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen) ausgefüllt, welches die Themenbereiche Arbeitsaufgaben und Organisation, Führung und Zusammenarbeit sowie Personalentwicklung (gesondertes Formblatt) enthalten kann.

Noch offene Punkte aus dem Protokoll des Vorjahres werden in beiderseitigem Einvernehmen in das neue Protokoll übernommen.

Das Protokoll wird am Ende des Gesprächs von beiden Gesprächspartner*innen unterschrieben.

Am Ende des Gesprächs erhalten beide Gesprächspartner*innen ein Exemplar des Protokolls und des Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen zur verschlossenen, separaten Aufbewahrung bis zum nächsten Jahresgespräch. Die Dokumente werden nicht in die Personalakte abgelegt, sondern separat und vertraulich/verschlossen aufbewahrt.

Für beide Gesprächspartner*innen (Vorgesetzte*r und Mitarbeiter*in) gilt Vertraulichkeit, d. h. Inhalte und Vereinbarungen werden nicht ohne vorherige Absprache außerhalb des Rahmens des Jahresgesprächs an Dritte kommuniziert. Wenn Informationen zur Umsetzung (z.B. bei Personalentwicklungsbedarf) weitergegeben werden müssen, wird im Gespräch vereinbart, wer diese in welchem Umfang an wen weitergibt.

Sollte Ihr/e Vorgesetzte*r Ihnen kein Jahresgespräch anbieten, gehen Sie aktiv auf Ihre Führungskraft zu und erbitten ein Gespräch.

Bei Schwierigkeiten können Sie sich zur Unterstützung gern an die Geschäftsstelle Betriebliches Gesundheitsmanagement oder an den Bereich Personalentwicklung wenden.

Wenn dem Jahresgespräch bestehende Konflikte entgehen stehen oder während des Gesprächs Konflikte auftreten, kann das Gespräch von beiden Seiten jederzeit abgebrochen werden und/oder einvernehmlich jemand anderes hinzugezogen/mit ins Gespräch genommen werden (z. B. die nächst höhere Vorgesetzte bzw. den nächst höheren Vorsetzten, Verwaltungs- oder Abteilungsleitung, Interessenvertretung).