Das Universitätsarchiv ist das Gedächtnis der FU. Unterlagen, die zur Dokumentation der Geschichte und Gegenwart der Universität sowie zur Sicherung der rechtlichen Belange ihrer Mitglieder von bleibendem Wert sind, werden im Archiv aufbewahrt und erschlossen; damit entsprechen wir unserem gesetzlichen Auftrag. Ziel ist es, die Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der Forschung und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Dafür benötigen wir Ihre Mithilfe, indem Sie uns Ihre dienstlichen Unterlagen anbieten, sofern sie nicht mehr benötigt werden. Darüberhinaus beraten wir Sie gerne in allen Fragen der Schriftgutverwaltung, insbesondere bei der Einführung von elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen (Records Management) im Hinblick auf die spätere digitale Langzeitarchivierung.

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Wussten Sie schon...

...dass Ihre Unterlagen einer Abgabepflicht unterliegen?

Alle Organisationseinheiten der Universität sind gesetzlich verpflichtet, dem Universitätsarchiv originäre Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, unverändert zur Übernahme anzubieten. Die Unterlagen dürfen nach eigenem Ermessen nicht zurückgehalten, veräußert, vernichtet werden (§ 5 Abs. ArchGB, s. u. Rechtsgrundlagen).

...dass Ihre Unterlagen möglicherweise archivwürdig sind?

Sämtliche angebotenen Unterlagen werden anhand von fachlichen Kriterien auf ihre Archivwürdigkeit geprüft. Die Bewertung nimmt das Universitätsarchiv im Benehmen mit Ihnen als anbietende Stelle vor. Zu diesem Zweck ist den Mitarbeiter*innen des Universitätsarchivs Einsicht in die Unterlagen und in die Organisationsmittel zu gewähren (§ 4 Abs. 3 ArchGB, s. u. Rechtsgrundlagen).

...dass Sie weiterhin Zugang zu Ihren Altakten haben?

Um Sie künftig rasch und zielgenau mit Informationen aus Ihren alten Unterlagen versorgen zu können, benötigen wir von Ihnen einige inhaltliche Angaben über die angebotenen Unterlagen. Ein Ablieferungsverzeichnis hilft Ihnen und uns, den Durchblick bei derzeit über 7 km Akten im Archivbestand zu behalten. Sie haben damit zugleich eine Übersicht, welche Unterlagen Sie dem Archiv übergeben und welche Sie vernichtet haben.

• Vorlage Ablieferungsverzeichnis (Download)
• Vorlage Ablieferungsverzeichnis für Prüfungsbüros (Download)

...dass folgende Unterlagen von archivischem Interesse sind?

Von Interesse sind Unterlagen aus den Geschäftsprozessen des Präsidiums, der zentralen universitären Gremien, der Zentralen Universitätsverwaltung, der Fachbereiche, Institute und Einrichtungen der Freien Universität bzw. von sonstigen FU-nahen Einrichtungen oder Diensthandakten von Wissenschaftler*innen, die an der FU tätig sind. Potentielles Archivgut sind nicht nur herkömmliche Akten, sondern auch elektronische Dokumente, Dateiablagen, Daten aus Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen ebenso wie Flugschriften, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Film-, Bild- und Tonmedien oder auch museale Objekte.

Sprechen Sie uns an!

Nehmen Sie telefonisch oder per E-Mail Kontakt mit uns auf. Sie handeln damit nicht nur gesetzeskonform, sondern haben zudem den Vorteil zu wissen, wo sich Ihre Altakten befinden - und zwar gesichert und geordnet. Künftige Wissenschaftler*innen werden es Ihnen danken!