Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ordnet den einzelnen Produkten und Leistungen verursachungsgerecht Kosten zu. Sie bildet eine wichtige Grundlage für zukunftsbezogene Steuerungsentscheidungen und ist Basis für ein aussagekräftiges Berichtswesen und ein wirksames Kosten-Controlling. Die Kostenrechnung erfasst die Kosten der Verbrauchsgüter und des Ressourcenverzehrs durch die Vorhaltung und den Einsatz von Ressourcen.

Im engeren Sinne besteht die KLR aus drei Säulen. Der Kostenartenrechnung, der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerechnung. Neu für die Freie Universität ist nur das Element der Kostenträgerrechnung.

Die KLR ermöglicht damit eine zusätzliche, differenziertere Sicht auf die Haushaltsdaten. Die KLR ist ein Bestandteil eines umfangreichen Sets an Steuerungs- und Entscheidungsmechanismen wie Qualitätsmanagement, Zielvereinbarungen, Evaluation usw. Sie ergänzt diese Mechanismen durch eine Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Sicht und unterstützt damit Entscheidungsprozesse.

KLR ist keine personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Das Arbeitsverhalten und die Arbeitsleistung einzelner Beschäftigter sind nicht Gegenstand des Erkenntnisinteresses, auch wenn die KLR mit einer Zeitaufschreibung verbunden ist. Die KLR ist kein Instrument der persönlichen Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Dies ist auch in der Dienstvereinbarung zur KLR ausdrücklich festgehalten.