Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ordnet den einzelnen Produkten und Leistungen verursachungsgerecht Kosten zu. Sie bildet eine wichtige Grundlage für zukunftsbezogene Steuerungsentscheidungen und ist Basis für ein aussagekräftiges Berichtswesen und ein wirksames Kosten-Controlling. Die Kostenrechnung erfasst die Kosten der Verbrauchsgüter und des Ressourcenverzehrs durch die Vorhaltung und den Einsatz von Ressourcen.

Im engeren Sinne besteht die KLR aus drei Säulen. Der Kostenartenrechnung, der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerechnung. Neu für die Freie Universität ist nur das Element der Kostenträgerrechnung.

Die KLR ermöglicht damit eine zusätzliche, differenziertere Sicht auf die Haushaltsdaten. Die KLR ist ein Bestandteil eines umfangreichen Sets an Steuerungs- und Entscheidungsmechanismen wie Qualitätsmanagement, Zielvereinbarungen, Evaluation usw. Sie ergänzt diese Mechanismen durch eine Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Sicht und unterstützt damit Entscheidungsprozesse.

KLR ist keine personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Das Arbeitsverhalten und die Arbeitsleistung einzelner Beschäftigter sind nicht Gegenstand des Erkenntnisinteresses, auch wenn die KLR mit einer Zeitaufschreibung verbunden ist. Die KLR ist kein Instrument der persönlichen Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Dies ist auch in der Dienstvereinbarung zur KLR ausdrücklich festgehalten.

Ja! Die Freie Universität hat sich mit dem Berliner Hochschulvertrag verpflichtet, eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) einzuführen. Der Haushaltsplan und die Abrechnung von Zuschüssen und Drittmitteln erfordern genaue Informationen über die Kosten- und Leistungsstrukturen der Universität.

Mit dem kameralen Haushaltswesen werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben betrachtet (Zahlungsströme). Wieviel Kosten aber für jede Einrichtung entstanden sind und welche Leistungen den Kosten gegenüberstehen beantwortet die Kameralistik nicht.

Eine KLR lohnt sich dann, wenn in der Institution mit den gewonnenen Daten auch gearbeitet wird und die Informationen bei Steuerungsentscheidungen berücksichtigt werden.

Das Projekt zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in den teilnehmenden Querschnitts- und Servicebereichen wurde im Jahr 2009 abgeschlossen. Seitdem ist die Datenerfassung in den dauerhaften Regelbetrieb übergegangen.

Die FU Berlin ist kein Wirtschaftsunternehmen das sich mit betriebswirtschaftlichen Instrumenten steuern lässt. Die Ziele, welche mit der Einführung der KLR verfolgt werden sind vielschichtig (siehe Ziele und Hintergründe). In der folgenden Tabelle sind die Ziele und Ergebnisse kurz dargestellt:

Ziele	Ergebnisse
Erhöhung der Kostentransparenz	Erhöhter Informationsnutzen
Erhöhung des Kostenbewusstseins	Reduzierung der Kosten
Darstellung des Ressourcenverbrauches	• Verbesserter Einsatz von Ressourcen • Verbesserte Ausstattungsplanung • Verbesserte Prozessplanung • Verbesserte Mittelverteilung
Transparenz der Geschäftsprozesse	Prozessvereinfachung und –optimierung
Aufbau eines Informations- und Berichtssystems	• Verbesserte Rechenschaftslegung • Entscheidungsunterstützung

Die Freie Universität Berlin verbessert mit der Einführung einer KLR ihre Wettbewerbsfähigkeit und schafft Voraussetzungen für den effizienten und leistungsgerechten Einsatz öffentlicher Ressourcen. Die Eigenverantwortung von Querschnitts- und Servicebereichen wird gestärkt.
Die KLR hat einen positiven Einfluss auf alle Beteiligten: von der Universitätsleitung bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter in den Organisationseinheiten, da durch die Kenntnis der Leistungsstrukturen die Arbeit und der damit verbundene Aufwand besser quantifiziert und gewürdigt werden kann.

Die KLR gibt keine Informationen über die Qualität der Leistungserbringung sowie über die Zufriedenheit der Kunden. Zudem liefert die KLR an der Freien Universität keinerlei Informationen über das individuelle Arbeitsverhalten einzelner Mitarbeiter.

Einsparmaßnahmen und Stellenabbau sind oftmals das Ergebnis von übergeordneten Zwängen. Diesen Zwängen wird die Universität, genauso wie andere Organisationen im öffentlichen Bereich, auch in Zukunft ausgesetzt werden.

Die Daten der KLR bieten eine Grundlage, um in Verhandlungsprozesse zu versachlichen und so wirkungsvoll gegen eine „Rasenmähermethode“ zu argumentieren. Stichpunktartig zusammengefasst lassen sich mit den KLR-Daten:

• Informationen über Kosten und Prozesse gewinnen, die zur effizienten und effektiven Binnensteuerung genutzt werden (Wirtschaftlichkeitsanalysen, Kostenvergleichsrechnungen, Investitionsentscheidungen)
• eine bessere Argumentationsbasis gegenüber dem Haushaltsgesetzgeber erreichen
• sog. Overheadkosten (Verwaltungskosten) gegenüber Drittmittelgebern nach dem 7. EU-Rahmenprogramm ausweisen und abrechnen.

Nein. Mit der Kosten- und Leistungsrechnung werden keine personenbezogenen Daten erfasst. Eine individuelle Verhaltens- und Leistungskontrolle ist weder vorgesehen noch möglich. Grundlage dafür ist die mit dem Gesamtpersonalrat der Freien Universität abgeschlossene Dienstvereinbarung (siehe Downloads ).

Im Rahmen der KLR werden durch eine Personalkostenverteilung lediglich Arbeitsstunden Leistungen zugeordnet und ausgewertet. Dies geschieht mittels anonymisierter und verdichteter Daten. Rückschlüsse auf die Leistungen des Einzelnen sind nicht möglich.

Vordringliches Ziel der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an der Freien Universität Berlin ist die Gewinnung eines Überblicks über die Struktur des Ressourceneinsatzes für die Produkte der Freien Universität Berlin. Hierfür ist es erforderlich, auch die Personalkosten so verursachungsgerecht wie möglich abzubilden.

Daneben erlaubt das Verfahren auch die Gewinnung von Daten, die eine Auswertung tatsächlich geleisteter Arbeitsstunden z.B. in bestimmten Organisationseinheiten oder für bestimmte Produkte ermöglichen. Auf diese Weise lassen sich bessere Informationen über temporäre oder dauerhafte organisatorische oder personelle Engpässe usw. erheben (diese Informationen lassen sich aus den normierten Verteilungsschlüsseln nicht mehr ableiten). Ziel solcher Auswertungen ist die Lieferung von Daten für eine verbesserte und differenziertere Ausstattungs- und Organisationsplanung.

Die Analyse der Stundendaten aus der Zeitaufschreibung erfolgt grundsätzlich auf der Basis anonymisierter, verdichteter Daten. Ausgenommen hiervon sind Auswertungen zur Plausibilitätsprüfung der Daten im Zuge der Freigabe von Erfassungsmappen.

Ein Produkt ist das Ergebnis einer bestimmten Abfolge von vorher definierten Aktivitäten (Arbeitsschritten) mit einem definierbaren Wert oder Nutzen für den Empfänger. Zusätzlich sollte ein Produkt für die Steuerung der Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Behörde sinnvoll und geeignet sein.

Die Produktbildung in den einzelnen Organisationseinheiten erfolgte im Rahmen der Einführung der KLR als einer der wichtigsten Schritte im Projekt. Dabei werden die Produkte als Bündel von Tätigkeiten verstanden, die nach den Gesichtspunkten der Steuerungsrelevanz, der Kunden- bzw. Nachfragersicht, der Vergleichbarkeit und der Messbarkeit gebildet werden um nur einige zu nennen.

Alle Produkte einer Organisationseinheit werden im Produktkatalog zusammengefasst. In ihm sind sowohl die fachspezifischen Produkte einer Organisationseinheit enthalten als auch die sog. Querschnittsprodukte, d.h. Produkte, die den regelmäßig auftretenden Verwaltungsaufgaben eines Bereiches dienen und von mehreren Organisationseinheiten genutzt werden.

Das Projekt ist vom Arbeitsbereich BWS geleitet worden, unterstützt von den Beratern der Firma Syncwork. Für die Arbeit in den teilnehmenden Organisationseinheiten sind Teilprojekte gebildet worden, in denen zunächst die spezifischen fachlichen und inhaltlichen Anforderungen an die KLR definiert und später die operative Umsetzung vorbereitet und durchgeführt wurde.

Die Einführung der KLR an der Freien Universität Berlin konzentrierte sich auf die Verwaltungs- und Servicebereiche, die flächendeckend in die KLR eingebunden wurden. Für die Wissenschaftsbereiche wird über den Ausstattungs-, Kosten- und Leistungsvergleich der HIS GmbH (AKL) bzw. das Kennzahlenprojekt bereits eine Kostenrechnung betrieben.

Die Einführung der KLR erfolgte in mehreren sog. "Wellen". Das folgende Schaubild zeigt die Beteiligten der Wellen 1-3. Die grün markierten Kästen kennzeichnen die Bereiche der 3. Welle. Die Projektphase wurde im Jahr 2009 abgeschlossen, seitdem befindet sich die Kosten- u. Leistungsrechnung an der Freien Universität im Regelbetrieb.