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Universitätsbibliothek - Verwaltung

Beschäftigte/-r (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung für die Dauer des Beschäftigungsverbotes, des Mutterschutzes mit ggf. sich anschließender Elternzeit Entgeltgruppe 6 TV-L FU Kennung: UB/2020/9

Bewerbungsende: 29.06.2020

Die Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin versorgt gemeinsam mit den Fachbibliotheken und CeDiS mehr als 35.000 Studierende und 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler täglich mit der notwendigen Literatur für Studium, Forschung und Lehre. Sie engagiert sich verstärkt in den Bereichen Open Access und Forschungsdatenmanagement.
Als moderner, serviceorientierter Informationsdienstleister für die Angehörigen der Hochschule bietet das Bibliothekssystem Zugang zu mehr als 8,5 Millionen Bänden gedruckter Literatur, 730.000 E-Books, über 80.000 elektronischen Zeitschriften und mehr als 2.000 Fachdaten-banken.

Aufgabengebiet:

Ihre Aufgaben umfassen im Einzelnen:
- Bearbeitung von Bestellvorgängen (d.h. Bestellanfragen der Mitarbeiter/innen und Kontakte zu Firmen, Recherche, Angebotseinholung und -auswertung) jeglicher Art in Form von Katalog- und Freitextbestellungen mit Hilfe des Beschaffungssystems 'UniKat' der FU Berlin unter Berücksichtigung aller haushalts- und vergaberechtlicher Vorschriften
- Bearbeitung und Feststellung von Rechnungen und anderen Anweisungsunterlagen (Auszahlungs-, Annahme- und Umbuchungsaufträge) unter besonderer Berücksichtigung der Einhaltung der sachlichen Bindung von Haushaltsmitteln sowie sämtlicher gesetzlicher Vorgaben
- EDV-gestützte Erfassung aller Rechnungs- und Buchungsbelege von Haushalts- und Drittmitteln mit dem Buchhaltungssystem SAP/R3 sowie Rechnungsprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip unter Berücksichtigung der Einhaltung der richtigen Zuordnung von Kontierungselementen sowie sämtlicher gesetzlicher Haushaltsvorschriften
- Ansprechpartner/in für alle anfallenden Verwaltungsangelegenheiten der Universitätsbibliothek, der Campusbibliothek und des Universitätsarchivs.

Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit im attraktiven, modernen und internationalen Umfeld einer wissenschaftlichen Einrichtung
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und Angebote zur Gesundheitsförderung
- eine familienfreundliche Hochschule

Einstellungsvoraussetzungen:

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation oder Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung oder Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder dem Aufgabengebiet entsprechend gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Erwünscht:

Kenntnisse in Verwaltungsaufgaben; Souveränität im Umgang mit Zahlen; gründliche Kenntnisse in Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, Vergaberecht (LHO, HtR, UVgO, AV LHO); Kenntnisse der gängigen Softwareprogramme (MS Office), nutzerspezifischer Programme (SAP), FU-WIKI's (Confluence); Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung; hohes Maß am Teamfähigkeit, Selbständigkeit und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit; Fähigkeit, auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Stellenauschreibung vom: 26.04.2020