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Fachbereich Biologie, Chemie, Pharmazie - Institut für Chemie und Biochemie

2 Stellen Beschäftigte/-r (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich) unbefristet Entgeltgruppe 8 TV-L FU Kennung: 21300000/01/21

Bewerbungsende: 16.08.2021

Aufgabengebiet:
- Organisation und Führen eines Sekretariats von Hochschullehrern:
Erledigung von Schriftverkehr (teils in englischer Sprache), Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden (teils in
Englisch), Postbearbeitung, Gästebetreuung, administrative Unterstützung internationaler Gastwissenschaftler,
Bestellwesen, Pflege des Webauftritts von Arbeitsgruppen, Erstellen von Tabellen u. Statistiken.
- Vorbereitung u. Organisation von Dienstreisen: Buchungen von Reise und Unterkunft, Abrechnungen.
- Veranstaltungs- u. Kongressvorbereitung:
Unterstützung in der Organisation, wie Raumbuchungen, Einladungen, Angebotseinholung, Finanzkalkulation.
- Unterstützung in Lehrangelegenheiten:
Betreuung der Lehrplanung, Terminkoordination, Pflege der Daten in Datenbanken.
- Finanz- u. Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Drittmitteln nationaler und internationaler Zuwender und der
zugewiesenen Haushaltsmittel, Bestell- u. Abrechnungswesen, Kontoverwaltung und -führung, Veranlassung von Mittelabrufen,
Jahresabschlussrechnung, Vorbereitung von Projekt- u. Rechenschaftsberichten.
- Personalbearbeitung:
Antragsstellung von Ausschreibungen, Einstellungen, Arbeitszeitänderungen etc., Organisation u. administrative Betreuung
von Bewerbungs- u. Einstellungsverfahren. Verwaltung der Drittmittelstellen und der zugewiesenen Hausstellen

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bzw. gründliche und vielseitige Fachkenntnisse

Erwünscht:
Erfahrung im Führen und Organisieren eines Sekretariats; Kenntnisse im Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen sowie zu
beachtender Vorschriften (LHO, UVgO); Kenntnisse von administrativen Vorgängen im Hochschulbereich, sicherer Umgang mit
gängigen Betriebssystemen,
MS Office-Professional und Adobe Acrobat Professional; Erfahrung im Umgang mit CMS sowie SAP-basierter
Finanzverwaltungssoftware (insb. Unikat/oRA); sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift;
Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick; Freude an der Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld.

Stellenausschreibung vom: 18.07.2021