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Fachbereich Biologie, Chemie, Pharmazie - Institut für Biologie

2 Stellen Beschäftigte/-r (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich) unbefristet Entgeltgruppe 8 TV-L FU Kennung: 2120000 / 25 / 21

Bewerbungsende: 16.08.2021

Aufgabengebiet:
Organisation und Führen eines Sekretariats von Hochschullehrern; Erledigung von Schriftverkehr {teils In englischer Sprache), Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden (teils in Englisch),
Postbearbeitung. Gästebetreuung, Administrative Unterstützung internationaler Gastwissenschaftler/innen. Bestellwesen, Pflege des Webauftritts von Arbeitsgruppen, Erstellen von Tabellen u. Statistiken,
Vorbereitung u. Organisation von Dienstreisen: Buchungen von Reise und Unterkunft, Abrechnungen.
Veranstaltungs- u. Kongressvorbereitung: Unterstützung in der Organisation, wie Raumbuchungen, Einladungen. Angebotseinholung, Finanzkalkulation.
Unterstützung in Lehrangelegenheiten: Betreuung der Lehrplanung, Terminkoordination, Pflege der Daten in Datenbanken.
Finanz- u. Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Drittmitteln nationaler und internationaler Zuwender und der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bestell- u. Abrechnungswesen, Kontoverwaltung und -führung, Veranlassung von Mittelabrufen, Jahresabschlussrechnung. Vorbereitung von Projekt- u. Rechenschaftsberichten.
Personalbearbeitung: Antragsstellung von Ausschreibungen, Einstellungen, Arbeitszeitänderungen etc., Organisation u. administrative Betreuung von Bewerbungs- u. Einstellungsverfahren; Verwaltung der Drittmittelstellen und der zugewiesenen Hausstellen.

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bzw. gründliche und vielseitige Fachkenntnisse

Erwünscht:
Erfahrung im Führen und Organisieren eines Sekretariats; Kenntnisse im Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen sowie zu beachtender Vorschriften (LHO, UVgO); Kenntnisse von administrativen Vorgängen im Hochschulbereich, sicherer Umgang mit gängigen Betriebssystemen,
MS Office-Professional und Adobe Acrobat Professional; Erfahrung im Umgang mit CMS sowie SAP-basierter Finanzverwaltungssoftware (insb. Unikat/oRA); sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift; Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick; Freude an der Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld.

Stellenausschreibung vom: 18.07.2021