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Fachbereich Mathematik und Informatik - Institut für Mathematik

Fremdsprachensekretär/-in (m/w/d) mit 1/2-Teilzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 7 TV-L FU Kennung: Sekr. AG Altmann

Bewerbungsende: 17.05.2021

Die hier ausgeschriebene Stelle ist vorerst der AG Altmann zugeordnet. Abzusehende organisatorische Veränderungen können dazu führen, dass in dem Aufgabengebiet künftig die Themen der Haushaltsangelegenheiten erweitert werden.

Aufgabengebiet:

Führung des Sekretariats für die Arbeitsgruppe Prof. Altmann / Algebraische Geometrie:
- Geschäftsstelle / Vorzimmer / Korrespondenz: Erledigung des allg. Schriftverkehrs mit fremdsprachlichen Anteilen in englischer Sprache (mindestens 25%), Postein- und -ausgangsbearbeitung, Protokollführung, Gästebetreuung, Führen von An- und Abwesenheitslisten (Krank-, Gesundmeldungen, sonstige Abwesenheiten), Katalogbestellungen (Unikat), Pflege des Webauftritts, Erstellung von Werkverträgen, Auszahlungsaufträgen nach Vorgaben, Terminmanagement.
- Drittmittelverwaltung (Überwachung der laufenden Kontierungen / Prüfen von Kontenbewegungen, Budgetüberwachung und -kontrolle)
- Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung (Vorbereitung / Durchführung von Raumbuchungen, Vorbereitung Catering, ggf. Einholen und Vergleichen von Angeboten Unterstützung bei der Vorbereitung von Drucksorten (Plakate, Flyer, Einladungen), Einladungsmanagement, insb. Führen und Pflegen der Adresslisten, Reisevorbereitung / Gasteinladungen / Hotelbuchungen)
- Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
- Personalangelegenheiten (Vorbereitung aller personalrelevanten Formanträgen -Ausschreibung, Einstellung, Arbeitszeitänderungen etc.-, Vorbereitungen zur Durchführung formelles Bewerbungsmanagement, Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Informationen zu sämtlichen Belangen der Administration, Führen der Urlaubsliste)

Einstellungsvoraussetzungen:
dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Erwünscht:
- Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen

- Kenntnisse der Büroorganisation im Idealfall im universitären Umfeld wären von Vorteil.

- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (gern auch Muttersprachler/-innen);

- sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware:
- MS-Office oder OpenOffice, und möglichst auch TeX/LaTex (Software für Textverarbeitung und Formeln);

- Erfahrungen mit dem Linux-Betriebssystem;

- Organisationstalent und Selbständigkeit;

- hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit;

- Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats;

- Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung;

- hohe Dienstleistungsorientierung;

- Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.

Weitere Informationen erteilt Herr Prof. Dr. Klaus Altmann (kaltmann@math.fu-berlin.de / 75428).

Stellenauschreibung vom: 18.04.2021