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Fachbereich Mathematik und Informatik - Institut für Mathematik MIP.labor

Projektassistenz Personal und Drittmittel (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung befristet bis 31.12.2023 Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: MIP.labor_SB21

Bewerbungsende: 19.04.2021

Das MIP.labor ist eine Ideenwerkstatt für Wissenschaftskommunikation über Mathematik, Informatik und Physik. Um die komplexen Sachverhalte dieser Fächer anschaulich zu machen, entwickeln wir neue Formate insbesondere für junge Zielgruppen. Über ein hochkarätiges Stipendienprogramm für Medienschaffende wollen wir die Berichterstattung zu Mathematik, Informatik und Physik in den Medien beflügeln und den Wissenschaftsjournalismus stärken.
Das MIP.labor wird gefördert durch die Klaus-Tschira-Stiftung.

Aufgabengebiet:
Projektassistenz: Unterstützung der Projektleitung und der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen in allen organisatorischen Aufgabenbereichen, z.B. Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der halbjährlich stattfindenden Netzwerkveranstaltungen sowie sonstiger Workshops und Konferenzen, Pflege und Führung der Projektakten, Berichtswesen und Statistik, Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen.
Personal- und Finanzcontrolling: Finanzplanung, Finanzkontrolle, Personalangelegenheiten, Stipendienangelegenheiten, z.B. Aktualisierung des Finanzierungsplans, eigenverantwortliche Umsetzung des genehmigten Finanzierungsplans, Kontrolle aller Kosten in Verwaltung und Forschung, Zuarbeit für die Zentrale Drittmittelverwaltung zur Erstellung und Kontrolle der Zwischen- und Endverwendungsnachweise; Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen bei Stellenbesetzungsverfahren, Vorbereitung der Anträge, Prüfen auf Vollständigkeit der eingehenden Unterlagen bei allen Personalangelegenheiten (Einstellungen / AZ-Änderungen/Höhergruppierungen / Weiterbeschäftigungen), Bearbeitung von Stipendienangelegenheiten (Prädoc, Postdoc; alle Schritte im Verfahrensablauf).

Einstellungsvoraussetzungen:
Dem Aufgabengebiet entsprechend gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

(Berufs-)Erfahrung:
Kenntnisse der Büroorganisation im Idealfall im universitären Umfeld wären von Vorteil.

Erwünscht:
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind vor Vorteil. Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.), Organisationstalent und Selbständigkeit, hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung, hohe Dienstleistungsorientierung, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.

Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Anna Maria Hartkopf (anna.hartkopf@fu-berlin.de / -61891).

Stellenauschreibung vom: 28.03.2021