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Wandel@FU-Bib: Organisationsentwicklung im Bibliothekssystem

Das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin zählt zu den größten Universitätsbibliotheken Deutschlands. Mit neun kooperativ gekoppelten Bibliotheksbereichen an 13 Bibliotheksstandorten versorgt es die Angehörigen der FU mit Information und Informationsinfrastruktur. Neben der Universitätsbibliothek und den Bereichsbibliotheken gehört auch das Universitätsarchiv zum Bibliothekssystem. Anfang 2018 wurde außerdem das Center für Digitale Systeme (CeDiS) der Freien Universität Berlin mit dem Bibliothekssystem organisatorisch zusammengelegt.

In einem großen Organisationsentwicklungs-Projekt wurden Entwicklungs- und Veränderungsprozesse auf den Weg gebracht, damit die Gesamtorganisation, bestehend aus der Universitätsbibliothek, den Bereichsbibliotheken, dem Universitätsarchiv und CeDiS, zukünftigen Anforderungen gegenüber optimal aufgestellt ist. Dabei wurden alle Organisationsaspekte in den Fokus genommen, also strategische Ausrichtung, Struktur, Prozesse, Kultur sowie Produkt- und Serviceportfolio.

Das Change Projekt "Wandel@FU-Bib" hat im Mai 2019 begonnen und bis zum Mai 2021 vier zentrale Ziele bearbeitet:

  1. Die Zusammenführung von Bibliotheken und CeDiS
  2. Vereinfachung der Strukturen im Sinne einer funktionalen Einschichtigkeit
  3. Erhöhung der Nutzerorientierung und Servicequalität
  4. Steigerung von Agilität, Flexibilität, Innovationskraft und Zukunftsorientierung

Für die zweijährige Laufzeit des Projekts waren zusätzliche Personalkapazitäten bereitgestellt: Es wurde ein zweiköpfiges Projektteam berufen, das sich in Vollzeit mit den Aufgabenschwerpunkten Projektleitung und Projektmanagement auf die Organisationsentwicklung konzentriert. Außerdem wurde eine externe Organisationsberatung beauftragt, um den Prozess zu begleiten und zu unterstützen. Die Projektleitung war zusätzlich in die Direktion des Bibliothekssystems kooptiert, sodass eine enge Zusammenarbeit mit dem leitenden Direktor, seiner Stellvertretung und der CeDiS-Leitung gegeben war. Für die Umsetzung des Projekts wurde die weitreichende Einbeziehung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesamtorganisation angestrebt.

Zu den Projektergebnissen gehört unter anderem eine neue Organisationsstruktur, veränderte Kommunikationsprozesse und eine neues Führungskonzept. Die weitere Organisationsentwicklung kann auf der im Rahmen des Projekts entstandenen Strategie aufbauen. Eine ausführliche Zusammenfassung der Projektergebnisse ist in Vorbereitung.

Kontakt:

Projektleitung:
Martin Lee
Projektmanagement:
Dr. Christina Riesenweber

Tel.: +49 30 838 52952
E-Mail: m.lee@fu-berlin.de

Tel.: +49 30 838 563 13
E-Mail: christina.riesenweber@fu-berlin.de

Publikationen im Projektverlauf