Wartungsnotwendigkeit und Downtime der Services

Die SAP-Systeme der Freien Universität müssen beständig aktuell gehalten werden um sicher und gesetzeskonform betrieben werden zu können. Hierzu ist es manchmal notwendig, die Systeme für Systemarbeiten herunterzufahren. Dies erfolgt nach der Maßgabe, hierbei die Anwender möglichst wenig bei ihrer Arbeit mit dem System zu beeinträchtigen. Die anstehenden Systemarbeiten werden deshalb soweit möglich in Randzeiten durchgeführt. Eine Verfügbarkeitszusage für die produktiven Systeme liegt jedem Service-SLA bei (vgl. die SLAs, die für jeden Service im Service Katalog über die Links am Ende der Service Beschreibung zugänglich sind).

Maintenance Tag

Für kleinere Änderungen mit keiner oder minimaler Downtime für die Services wird der vereinbarte Mainenance-Tag (jeder letzte Mittwoch eines Monats) verwendet. Über die Webeingangsseiten, die Portal-News und zusätzlich  über Systembenachrichtigungen kurz vor dem Herunterfahren werden die User darauf hingewiesen, dass eine kurze Unterbrechung ansteht.

Größere Systemarbeiten

Für Updates mit umfangreicherer Downtime der Services ist im Kontext der ERP-Systeme die dienstägliche SAP-Steuerungsrunde das zuständige Change Control Board. Hier wird mit der Applikationsbetreuung der eAS und den Verfahrensverantwortlichen bzw. deren entsandten Vertretern das für alle passende Zeitfenster für die Arbeiten abgestimmt.

Die Ankündigung auf den Systemzugangsseiten erfolgt mindestens 14 Tage vorab.

Über einen ZEDAT E-Mail Verteiler wird getrennt für die P und T/Q Systeme die anstehende Downtime nach ihrer Festlegung in der Steuerungsrunde kommuniziert.

Über die  Systemarbeiten und die damit jeweils verbundenen Downtimes wird per Mail über einen bei der eAS gepflegten Verteiler informiert . Die Aufnahme in diesen Verteiler bzw. die Löschung daraus erfolgt über Service-Requests beim eAS Allgemein Support.

Arbeiten mit Beeinträchtigung der Systemnutzung in den Campus Systemen werden mit den Key-Usern in den Key-User-Runden des CMA-Teams verabredet. Die festgelegten Zeiten werden protokolliert und auf der Campus-Webseite und im Backend kommuniziert.