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Veranstaltungsmanagement

Neues Veranstaltungsmanagement an der Freien Universität

An der Freien Universität Berlin finden viele Vorträge, Konferenzen und andere wichtige universitäre Veranstaltungen statt - sowohl für die Fachwelt als auch für die interessierte Öffentlichkeit. Die Bedeutung dieser Veranstaltungen an der Freien Universität ist groß und ein professionelles Veranstaltungsmanagement die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung.

Die Organisation wissenschaftlicher Tagungen, Konferenzen, Meetings und Netzwerktreffen ist für viele Wissenschaftler/innen und Beschäftigte inzwischen fast schon Alltag. Doch oft muss man sich das notwendige Know-how selbst zusammensuchen und wird vor erhebliche organisatorische Anforderungen gestellt.

Gute Gründe für einen neuen Rahmenvertragspartner

Bisher fanden die Organisatoren die Unterstützung durch die verschiedenen Bereiche der zentralen und dezentralen Verwaltungen. Allerdings gab es hier immer wieder rechtliche Grenzen, wie z.B. die Nutzung von Kreditkartenzahlungen oder die steuerliche Behandlung einzelner Sachverhalte.

Die Freie Universität Berlin hat seit Juli 2018 die KVM GmbH für Dienstleistungen im Bereich Veranstaltungsmanagement als Rahmenvertragspartner gewonnen. Mit einer umfassenden Kompetenz im Veranstaltungsmanagement übernimmt KVM als neue zentrale Anlaufstelle die Bündelung und Koordinierung von Veranstaltungen. Alle wichtigen Informationen und Neuerungen erfahren Sie im Rundschreiben.

Sie planen eine Veranstaltung?

Wir empfehlen Ihnen rechtzeitig eine Erstberatung bei KVM zu bestellen. Alternativ können Sie sich vorab in einer Sprechstunde beraten lassen. Die Kosten für die ersten Beratungstermine werden zentral übernommen.

Darüber hinaus bieten wir zum Thema Veranstaltungsmanagement ein Seminar an, das über das Programm im Weiterbildungszentrum gebucht werden kann.

Im folgenden sollen die Leistungspakete sowie häufig gestellte Fragen erläutert und beantwortet werden:

Übersicht der Leistungsinhalten und Ansprechpartner

Der Rahmenvertrag mit der Firma KVM sieht ein modulares Dienstleistungsangebot vor, das je nach Bedarf und Finanzierungsmöglichkeiten der Veranstaltung gebucht werden kann. Vorab ist immer eine Erstberatung wahrzunehmen, damit eine erste Einschätzung der Veranstaltung vorgenommen werden kann.

Nach Bedarf erhalten Sie im Anschluss an die Erstberatung ein individuelles Angebot für die Folgebeauftragung von KVM. Die Übersicht des Leistungsangebotes finden Sie im Basispaket oder Servicepaket.

Die Kosten für die Beauftragung außerhalb der Erstberatung sind vom Bereich, bzw. vom Veranstalter zu tragen.

Sobald Einnahmen bei einer Veranstaltung generiert werden (z.B. Teilnahmeentgelte, Sponsoring, etc.), muss KVM mindestens für die Dienstleistung des Modules IV (Finanzen Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben) beauftragt werden.

Die Freie Universität Berlin selbst hält keine Dienstleistungen mehr vor, die sich auf die Abrechnung, Finanzierung sowie Vertrags-und Konteneröffnungen (z.B. Abschluss von Sponsoringverträgen, Finanzmittelakquise, Einnahmebuchung, Teilnahmeentgelte, jegliche Zahlungseingänge, Kontenführung) beziehen, diese Dienstleistungen sind über KVM in Anspruch zu nehmen.

Bei den Themenbereichen Öffentlichkeits-, Presse- und webbasierten Tätigkeiten müssen weiterhin die internen Bereiche CeDiS und Pressestelle einbezogen werden.  

  1. Sie legen im UniKat einen Beratungsgutschein in Ihren Warenkorb und lösen eine Bestellung aus. Der Einkaufwagen wird nach Genehmigung im Zentralen Einkauf auf eine zentrale Kostenstelle umkontiert und an KVM weitergeleitet. Nachdem der Gutschein kontiert und als Bestellung an KVM ausgelöst wurde, erhalten Sie eine E-Mail.  
  2. KVM nimmt nach Erhalt der Bestellung mit Ihnen Kontakt auf.
  3. Nach Abschluss der Erstberatung erfolgt die Einschätzung von KVM zur Finanzierbarkeit der Veranstaltung.
  4. Im Anschluss an die Erstberatung erhalten sie ein individuelles auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot für die Folgebeauftragung.

KVM plant regelmäßig eine Sprechstunde vor Ort an der Freien Universität Berlin.

Melden Sie sich zur Sprechstunde an und lassen sich in einem Termin persönlich beraten.

Sprechstunde zum Veranstaltungsmanagement der FU Berlin
mit dem Dienstleister KVM Universität Hamburg Marketing GmbH

Zielgruppe

 

Alle Beschäftigten der FU Berlin die eine Veranstaltung in 2019 / 2020 planen.  

Inhalte der Sprechstunde

 

Die Sprechstunde bietet die Möglichkeit einer ersten Beratung zu der geplanten Veranstaltung und zur Klärung der Fragen rund um das Thema Veranstaltungsmanagement.

Termine

 

Mo. 22.07.2019

Mi.  14.08.2019

Mi.  28.08.2019

jeweils in der Zeit
von 10:30 – 13:00 Uhr

 

Kontakt für Terminvereinbarung

kvm@fu-berlin.de

Tel.: +49 40 42838 6361

Ansprechpartner: Herr Halm, Frau Karger

Ort

Thielallee 38, 14195 Berlin

Referat IIC Zentralen Einkauf & Zentrale Services

Bitte beachten Sie, das für eine bessere Planung und Koordination der Termine eine vorherige Terminvereinbarung notwendig ist!

Sie planen eine Veranstaltung; dann ist eine frühzeitige Erstberatung hilfreich, um Klarheit über die zu kalkulierenden Aufwände und die dafür benötigten Finanzen herzustellen. Die Kosten für die Erstberatung werden zentral übernommen!

Bei Bedarf kann ein entsprechender Beratungsgutschein über das elektronische Bestellsystem UNIKAT beantragt werden. Den Beratungsgutschein finden Sie im FU Katalog.

Leistungsumfang

ca. 4-6 Beratungsstunden

Leistungsinhalt

Modul I:
Erstberatung

Paket
I

Erstberatung u.a. zu den Themen:

  • hochschulinterne Governance,
  • Finanzierung,
  • Organisation und Durchführung (to do´s),
  • Materialhandreichung für die Veranstaltung [Template]

Geschätzter Aufwand max. 4 Stunden

Abrechnung
über den
Beratungsgutschein
(Wert: 595 Euro)

wird zentral finanziert

  • Aufstellung einer ersten groben Kosten-/Aufwandsschätzung (Orientierungswerte)
  • Materialhandreichung für die Veranstaltung [Template]
Geschätzter Aufwand max. 2 Stunden
  •  Bereitstellung von Musterverträgen für Sponsoring
  •   Bereitstellung von Musterverträgen für Standvermietung

           

Eine Erstberatung dient für eine erste Einschätzung zu der Finanzierbarkeit und Umsetzbarkeit Ihrer Veranstaltung.

Die Erstberatung beinhaltet keine vollumfängliche Planung oder Durchführung der Veranstaltung.

Für Veranstaltungen mit einem begrenzten Budget wurde ein Basispaket definiert, das eine webbasierte Verwaltung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die Einziehung der Entgelte über verschiedene Zahlungswege, einschließlich Kreditkartenzahlungen, und die Bewirtschaftung von Mitteln über getrennte Konten vorsieht.

Bei den Themenbereichen Öffentlichkeits-, Presse- und webbasierten Tätigkeiten müssen weiterhin die internen Bereiche CeDiS und Pressestelle einbezogen werden.  

Empfohlen wird das Servicepaket, das über die Basisdienste hinaus umfängliche Leistungen der Agentur umfasst, z.B. bei der Führung des Tagungsbüros oder bei der Erstellung der Tagungsunterlagen.

Die Leistungen des Servicepakets können wie folgt beauftragt werden:

  • pauschal über eine „Service-Fee", die sich an den Gesamteinnahmen einer Veranstaltung orientiert.
  • nach Paketen / Modulen, für Veranstaltungen, bei denen die Veranstalter einzelne Angelegenheiten selbst organisieren möchten.

 

Die Übersicht der Module und Pakete: Anlage: Module und Modulpakete 

Bei den Themenbereichen Öffentlichkeits-, Presse- und webbasierten Tätigkeiten müssen weiterhin die internen Bereiche CeDiS und Pressestelle einbezogen werden.  

Das aktuelle Rundschreiben zum Thema Veranstaltungmanagement finden Sie unter dem folgenden Link:

Veranstaltungsmanagement  (FU-Rundschreiben V09/2018 vom 05.07.2018)

Anlage: Module und Modulpakete

 

Mit KVM wird die Abteilung innerhalb der Universität Hamburg Marketing GmbH bezeichnet, die für die FU Berlin als Dienstleister das Kongress- und VeranstaltungsManagement (kurz KVM) unterstützt. 

Schwerpunkte liegen u.a. im

  • Veranstaltungs- und Kongressmanagement
  • Werbung, Promotion und Merchandising
  • Wissenschaftsdialog und Eventmarketing

Das Team des KVM besteht aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit langjähriger Erfahrung im Kongress- und Veranstaltungsmanagement. Das Team bringt das benötigte Know-how für eine lückenlose Planung mit, um das Beste für Ihre Tagung zu erzielen.


Kontaktdaten

Senior Projektleitung Uni-EventsKongress- und Veranstaltungsmanagement

Johanna Karger

E-Mail: kvm@fu-berlin.de

Tel: +49 40 42838-6361

Die Zuständigkeit für den Rahmenvertrag liegt beim Zentralen Einkauf (Referat II C).

Bei Fragen zum Leistungsumfang, zur Preisgestaltung, aber ggf. auch bei Problemen mit der Leistungsqualität der Agentur ist das Referat zu kontaktieren. Erfahrungsberichte und Anregungen für eine Weiterent­wicklung der Rahmenverträge sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte wenden Sie sich an:

Links zum Thema

FAQs

Sie planen eine Veranstaltung; dann ist eine frühzeitige Einbindung der Agentur sinnvoll.

Melden Sie sich so früh wie möglich, um eine zukünftige Veranstaltung bei KVM anzukündigen, dass erleichtert die Planbarkeit und eine erfolgreiche Umsetzung.

Bitte beachten Sie, dass alle steuerbaren Einnahmen im Zusammenhang mit Veranstaltungen künftig NICHT mehr über Konten der Freien Universität Berlin verbucht werden. Für diese Einnahmen muss ein externer Dienstleister in Anspruch genommen werden, der eine ordnungsgemäße Versteuerung sicherstellen kann. Das betrifft neben den Teilnehmerentgelten, die in der Regel steuerbare Anteile enthalten, insbesondere die Einnahmen aus Sponsoring.

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Einnahmen planen und Zuschüsse oder Drittmittel zur Finanzierung beantragen möchten, sollte eine kostenlose Erstberatung bei KVM in Anspruch genommen werden.

Der Rahmenvertrag mit KVM sieht ein modulares Dienstleistungsangebot vor, das je nach Bedarf und Finanzierungsmöglichkeiten der Veranstaltung gebucht werden kann.

Übersicht der Leistungsmodule/ pakete.

Sobald Einnahmen bei einer Veranstaltung generiert werden (z.B. Teilnahmeentgelte, Sponsoring, etc.), muss KVM mindestens die Dienstleistung des Modules IV (Finanzen Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben) beauftragt werden.

Die Freie Universität Berlin selbst hält keine Dienstleistungen mehr vor, die sich auf die Abrechnung, Finanzierung sowie Vertrags-und Konteneröffnungen (z.B. Abschluss von Sponsoringverträge, Finanzmittelakquise, Einnahmebuchung, Teilnahmeentgelte, jegliche Zahlungseingänge, Kontenführung) beziehen, diese Dienstleistungen sind über KVM in Anspruch zu nehmen.

Bei den Themenbereichen Öffentlichkeits-, Presse- und webbasierten Tätigkeiten müssen weiterhin die internen Bereiche CeDiS und Pressestelle einbezogen werden. 

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Einnahmen planen, empfehlen wir Ihnen die kostenlose Erstberatung bei KVM in Anspruch zu nehmen.

Damit die Erstberatung nicht aus kostengründen unterbleibt, werden die Kosten im Umfang von ca. 4-6 Beratungsstunden zentral übernommen. Ein entsprechender Beratungsgutschein kann über das elektronische Bestellsystem UNIKAT beantragt werden, die Freigabe erfolgt über den Zentralen Einkauf.

Die Erstberatung im Umfang von ca. 4-6 Beratungsstunden wird aus zentralen Mittel übernommen, es entstehen keine Kosten für die Bereiche.

Ein Beratungsgutschein für die Erstberatung kann über das Bestellsystem UNIKAT beantragt werden, die Freigabe erfolgt über den Zentralen Einkauf.

Prozessablauf

  1. Sie legen im Unikat einen Beratungsgutschein in Ihren Warenkorb und lösen eine Bestellung aus. Der Einkaufwagen wird nach Genehmigung im Zentralen Einkauf auf eine zentrale Kostenstelle umkontiert und an KVM weitergeleitet. Nachdem der Gutschein kontiert und als Bestellung an KVM ausgelöst wurde, erhalten Sie eine E-Mail.
  2. KVM nimmt nach Erhalt der Bestellung mit Ihnen Kontakt auf.
  3. Nach Abschluss der Erstberatung erfolgt die Einschätzung von KVM zur Finanzierbarkeit der Veranstaltung
  4. Im Anschluss an die Erstberatung erhalten sie ein individuelles auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot für die Folgebeauftragung

Alle wichtigen Informationen zum Thema Veranstaltungsmanagement finden Sie auf unserer Website, in den FAQ´ s oder in einem persönlichen Gespräch mit den Ansprechpartnern von KVM.

Nutzen Sie auch die neue Möglichkeit und informieren sich in einer Sprechstunde oder dem geplanten Seminar Veranstaltungsmanagement zu diesem Thema.

Gibt es ein Seminar zum Thema „Veranstaltungsmanagement an der FU Berlin“?

Ab Oktober 2019 starten wir das neue Seminar zum Thema Veranstaltungsmanagement an der FU Berlin.
Hier können Sie Ihre Ansprechpartner von KVM persönlich kennenlernen und werden über alle Neuerungen beraten und informiert.

Notieren Sie sich schon jetzt die nächsten Termine, die Veranstaltungen werden vom WBZ organisiert und finden Sie im Weiterbildungsprogramm.

Geplante Termine:

09.10.2019    10 - 14 Uhr

02.12.2019    10 - 14 Uhr