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FAQs

Sie planen eine Veranstaltung; dann ist eine frühzeitige Einbindung der Agentur sinnvoll.

Melden Sie sich so früh wie möglich, um eine zukünftige Veranstaltung bei KVM anzukündigen, dass erleichtert die Planbarkeit und eine erfolgreiche Umsetzung.

Bitte beachten Sie, dass alle steuerbaren Einnahmen im Zusammenhang mit Veranstaltungen künftig NICHT mehr über Konten der Freien Universität Berlin verbucht werden. Für diese Einnahmen muss ein externer Dienstleister in Anspruch genommen werden, der eine ordnungsgemäße Versteuerung sicherstellen kann. Das betrifft neben den Teilnehmerentgelten, die in der Regel steuerbare Anteile enthalten, insbesondere die Einnahmen aus Sponsoring.

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Einnahmen planen und Zuschüsse oder Drittmittel zur Finanzierung beantragen möchten, sollte eine kostenlose Erstberatung bei KVM in Anspruch genommen werden.

Der Rahmenvertrag mit KVM sieht ein modulares Dienstleistungsangebot vor, das je nach Bedarf und Finanzierungsmöglichkeiten der Veranstaltung gebucht werden kann.

Übersicht der Leistungsmodule/ pakete.

Sobald Einnahmen bei einer Veranstaltung generiert werden (z.B. Teilnahmeentgelte, Sponsoring, etc.), muss KVM mindestens die Dienstleistung des Modules IV (Finanzen Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben) beauftragt werden.

Die Freie Universität Berlin selbst hält keine Dienstleistungen mehr vor, die sich auf die Abrechnung, Finanzierung sowie Vertrags-und Konteneröffnungen (z.B. Abschluss von Sponsoringverträge, Finanzmittelakquise, Einnahmebuchung, Teilnahmeentgelte, jegliche Zahlungseingänge, Kontenführung) beziehen, diese Dienstleistungen sind über KVM in Anspruch zu nehmen.

Bei den Themenbereichen Öffentlichkeits-, Presse- und webbasierten Tätigkeiten müssen weiterhin die internen Bereiche CeDiS und Pressestelle einbezogen werden. 

Wenn Sie eine Veranstaltung mit Einnahmen planen, empfehlen wir Ihnen die kostenlose Erstberatung bei KVM in Anspruch zu nehmen.

Damit die Erstberatung nicht aus kostengründen unterbleibt, werden die Kosten im Umfang von ca. 4-6 Beratungsstunden zentral übernommen. Ein entsprechender Beratungsgutschein kann über das elektronische Bestellsystem UNIKAT beantragt werden, die Freigabe erfolgt über den Zentralen Einkauf.

Die Erstberatung im Umfang von ca. 4-6 Beratungsstunden wird aus zentralen Mittel übernommen, es entstehen keine Kosten für die Bereiche.

Ein Beratungsgutschein für die Erstberatung kann über das Bestellsystem UNIKAT beantragt werden, die Freigabe erfolgt über den Zentralen Einkauf.

Prozessablauf

  1. Sie legen im Unikat einen Beratungsgutschein in Ihren Warenkorb und lösen eine Bestellung aus. Der Einkaufwagen wird nach Genehmigung im Zentralen Einkauf auf eine zentrale Kostenstelle umkontiert und an KVM weitergeleitet. Nachdem der Gutschein kontiert und als Bestellung an KVM ausgelöst wurde, erhalten Sie eine E-Mail.
  2. KVM nimmt nach Erhalt der Bestellung mit Ihnen Kontakt auf.
  3. Nach Abschluss der Erstberatung erfolgt die Einschätzung von KVM zur Finanzierbarkeit der Veranstaltung
  4. Im Anschluss an die Erstberatung erhalten sie ein individuelles auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot für die Folgebeauftragung

Alle wichtigen Informationen zum Thema Veranstaltungsmanagement finden Sie auf unserer Website, in den FAQ´ s oder in einem persönlichen Gespräch mit den Ansprechpartnern von KVM.

Nutzen Sie auch die neue Möglichkeit und informieren sich in einer Sprechstunde oder dem geplanten Seminar Veranstaltungsmanagement zu diesem Thema.

Gibt es ein Seminar zum Thema „Veranstaltungsmanagement an der FU Berlin“?

Ab Oktober 2019 starten wir das neue Seminar zum Thema Veranstaltungsmanagement an der FU Berlin.
Hier können Sie Ihre Ansprechpartner von KVM persönlich kennenlernen und werden über alle Neuerungen beraten und informiert.

Notieren Sie sich schon jetzt die nächsten Termine, die Veranstaltungen werden vom WBZ organisiert und finden Sie im Weiterbildungsprogramm.

Geplante Termine:

09.10.2019    10 - 14 Uhr

02.12.2019    10 - 14 Uhr