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O: Von Obligo bis Onlinerechnung

Obligo 

s. Mittelbindung 

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Obligoprozessor 

Ist ein Programm innerhalb von SAP, welches für alle vorhandenen Personalvorgänge bis zum Jahresende bzw. bei befristeten Stellen bis zum Beschäftigungsende am Anfang eines Haushaltsjahres Obligos erzeugt. Durch den täglichen Lauf des Obligoprozessors wird für neue Personalvorgänge neues Obligo erzeugt bzw. die bereits gebunden Mittel an die sich ändernden Personaldaten angepasst. 

s. Mittelbindung 

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Onlinebestellung 

Gem. den haushaltsrechtlichen Regelung und Richtlinien sind Aufträge ab 150,- EUR schriftlich zu erteilen. Hierbei ist in der Regel der Bestellschein der Freien Universität Berlin zu verwenden, denn dieser enthält Bestimmungen mit denen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragsnehmers zugunsten der Freien Universität Berlin abgeändert werden. 

In den Fällen, bei denen eine Online-Auftragsvergabe unabwendbar ist, müssen die Daten gespeichert (s. Online-Rechnungen) sowie der gesamte Schriftverkehr ausgedruckt und von einer Dienstkraft, der die Befugnis zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln – sog. Wirtschafterbefugnis – übertragen wurde, unterzeichnet werden. 

Der unterschriebene Schriftverkehr ist der eingehenden Rechnung als begründende Unterlage beizufügen. 

s. Auftragserteilung, Bestellbefugnis, BIOS sowie Wirtschafterbefugnis 

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Onlinerechnung 

Im Geschäftsverkehr wird zunehmend auf Online-Bestellungen und damit auch auf Online-Rechnungen abgestellt. Daraus ergibt sich die Frage, wie mit solchen Rechnungen zu verfahren ist. 

Grundsätzlich unterscheidet sich eine Online-Rechnung nicht von der einer mit der Post zugesandten Rechnung. Diese Rechnungen werden daher wie Originale behandelt. 

Die Wirtschafts- und Rechnungsstellen und die Universitätshauptkasse haben allerdings keine Möglichkeit zur Überprüfung, ob die abgedruckte Rechnung mit dem Original (Datei) übereinstimmen. Je nach Dateiformat wären hier Manipulationen möglich, z.B. beim Betrag oder beim Zahlweg. Dies gilt auch für vermeintlich sichere Dateiformate wie das weit verbreitete PDF-Format. 

Nur die auslösende Stelle kann die Übereinstimmung mit dem Datei-Original bestätigen und tut dies bereits durch die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Ein gesonderter handschriftlichen Vermerk auf der ausgedruckten Rechnung selbst ist nicht notwendig. 

Das Datei-Original ist mindestens für einen Zeitraum von sechs Monaten, besser für einen Zeitraum von zwei Jahren nach Ende des Kalenderjahres zu sichern. Erst dann verjährt die Forderung. 

Achtung Erstattungsanträge von Privatpersonen sind in Schriftform mit Originalunterschrift einzureichen. Hier dürfen keine Online-Briefe (E-Mails) eingereicht werden. 

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