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A: Von Abbuchung bis Auszahlungsauftrag

Abbuchungen (Einzugsermächtigung für Lastschriftverfahren) 

Auszahlungen per Abbuchung (Einzugsermächtigung für Lastschriftverfahren) bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Hauptkasse der Freien Universität Berlin (II B 3). Sie sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig (bspw. Versorgungsunternehmen); normale Auszahlungen sind grundsätzlich durch Überweisung auf ein Konto des Empfangsberechtigten bei einem Kreditinstitut zu leisten. 

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Abschreibungen (Anlagenbuchhaltung)

An der Freien Universität Berlin wird die lineare Abschreibungsmethode angewendet.

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Änderungsanordnung (förmliche Zahlungsanordnung)

Ist eine durch das Rechnungswesen bereits erfasste Buchungen nachträglich zu ändern, so muss eine Änderungsanordnung gefertigt werden.

In der Praxis wird die Änderungsanordnung vor allem bei Daueraufträgen (z.B. mtl. Stipendienzahlungen) und pauschalen Annahmeanordnungen angewendet. Hier wird die Änderungsanordnung zum Beispiel für die Mitteilung von Adressänderungen der Zahlungsempfänger, Änderung der Kontoverbindung, Erhöhung oder Verminderung des Zahlbetrages oder aber der Laufzeitveränderung des Dauerauftrages verwendet. 

Das Formular muss durch die Arbeitsgruppe II A 1 (Haushaltswirtschaft und –planung) erstellt werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu die für Ihren Bereich zuständigen Sachgebiete.

zum Formular 

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Anlage

Eine Anlage ist ein Gegenstand, Recht oder sonstiger wirtschaftlicher Wert des Betriebsvermögens, der im Unternehmen dauerhaft zu Verfügung steht und am Abschlussstichtag einzeln eindeutig identifizierbar ist.

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Anlagenbuchhaltung 

s. Inventarisierung 

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Anlagenart

Die Anlagenart ist ein kategorisches Zuordnungsmerkmal, welche Anlagegüter in nachfolgend aufgeführte Gruppen gliedert:

01 - Büro- und Laboreinrichtung

02 - Büromaschinen

03- Finanzanlagen (Wertpapiere, Aktien und Beteiligungen)

04 - Fahrzeuge

05 - Nichtwissenschaftl. Geräte und Ausstattung - zum Haushaltsjahr 2014 entfallen

06 - IT/EDV und TK Hardware, Ortungsgeräte

07 - Wissenschaftl. Geräte und Großgeräte, Laborgeräte

08 - Liegenschaften

09 - Gartengeräte/ -maschinen

10 - Haushalts- und Reinigungsgeräte, Werkzeuge

11 - Transportgeräte und -ausstattung.

13 - Medientechnik, Fotooptische Ausstattung

14 - Software und Lizenzen

15 - Sportgeräte und -fahrzeuge, Fahrräder

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Anlagenklassen

Die Anlagenklasse ist in der Anlagenbuchhaltung das Hauptkriterium für die Gliederung des Anlagevermögens nach betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Erfordernissen.

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Anlagennummer

Die Anlagennummer identifiziert eine Anlage eindeutig. Die Anlagennummer ist an der Freien Universität Berlin seit 2004 die Inventarnummer.

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Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen 

Für Werkverträge mit Privatpersonen muss vor Abschluss des Vertrages eine sozialversicherungsrechtliche Statusüberprüfung vorgenommen werden. Diese erfolgt über die Anlage zu Werkvertragen mit Privatpersonen (Anlage 3 des Rundschreibens H 2 /2000), die durch den Beauftragenden auszufüllen ist. Dies macht erforderlich, dass der Beauftragende bestimmte personenbezogene Informationen vom Beauftragten einholt. 

Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts (Anstalten, Stiftungen und Körperschaften), des privaten Rechts (Aktiengesellschaft – AG, Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH und Kommanditgesellschaft – KG) sowie einer offenen Handelsgesellschaft (oHG) und Gesellschaft des Bürgerlichen Recht (GbR) bedarf es der Anlage nicht. 

Da es keine eindeutigen und abschließenden Abgrenzungsmöglichkeiten zwischen Gewerbebetreibenden, Freiberuflern und dergleichen zu einer nachhaltig selbstständigen/unternehmerisch tätigen Privatperson gibt, ist in allen anderen Fällen das vollständige Ausfüllen der Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen geboten.

Durch die Prüfung mit der Anlage zu Werkverträgen sowie der Positiv-Negativ-Liste können sozialversicherungspflichtige Tätigkeiten identifiziert werden. Sollte eine solche festgestellt werden bzw. eine solche nicht auszuschließen sein, muss von einer Auftragsvergabe abgesehen werden. In den anderen Fällen wird mittels des Vordrucks der Beauftragte auf die Verpflichtung zur eigenständigen Versteuerung der Einkünfte sowie über die seitens der Freien Universität Berlin abzugebende Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt hingewiesen. 

Vordruck Anlage Werkvertrag

s. auch Positiv-Negativ-Liste, Werkvertrag 

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Annahmeauftrag 

Formblatt für die Vereinnahmung jeglicher an die Freie Universität Berlin gerichteter Zahlungen. Der Annahmeauftrag ist mit Angaben und/oder Unterlagen zu versehen, welche die Hauptkasse in die Lage versetzt, den zu erwartenden Geldeingang zweifelsfrei der anzugebenden Kontierung zu zuordnen. Hierzu zählen in der Regel die Anschrift der/des Zahlungspflichtigen, Betrag sowie Grund der Zahlung. Der Vorgang muss in jedem Fall die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit einer hierzu befugten Dienstkraft aufweisen. 

Bei Geldeingängen in der Hauptkasse, für die keine Annahmeanordnung vorliegt, erfolgt die Benachrichtigung der Bereiche über die so genannte Kassenanzeige. Diese bildet die Grundlage für einen Annahmeauftrag. Die Fertigung von Annahmeaufträgen durch die/den Empfangende/n der Kassenanzeige und Weiterleitung zur Verbuchung an die Rechnungsstelle
(II B 1) sollte zeitnah erfolgen. 

Formulare der Abteilung II oder Formulare BIOS 

s. auch Anordnung, Kontierung, sachliche Richtigkeit 

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Anordnung (förmliche Zahlungsanordnung) 

Werden nach der Erfassung der den Wirtschafts- und Rechnungsstellen zugeleiteten Aufträgen (Annahmeauftrag, Auszahlungsauftrag, Umbuchungsauftrag u. dgl.) vom dem an der Freien Universität Berlin im Einsatz befindlichen Buchhaltungssystem erzeugt. Eine Ausnahme hiervon bildet die Kassenänderungsanordnung

s. Annahmeauftrag, Auszahlungsauftrag, Umbuchungsauftrag, Kassenänderungsanordnung 

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Ansatz (Budget) 

Im Ansatz werden zu erwartende Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen im Haushaltsplan dargestellt. Die Einnahmen werden nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen nach Zwecken getrennt in voller Höhe veranschlagt.

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Anordnungsbefugnis 

Ist die Befugnis, Anordnungen gegenüber der Hauptkasse der Freien Universität Berlin auszusprechen. 

Anordnungsbefugt ist die/der Beauftragte für den Haushalt (Kanzler/in) oder diejenige Dienstkraft, der von der/dem Beauftragten für den Haushalt eine entsprechende Anordnungsbefugnis übertragen worden ist 

Die Ausübung der Anordnungsbefugnis erfolgt durch die Unterzeichnung der förmlichen Zahlungsanordnung (s. z.B. Änderungsanordnung). Die/der Anordnungsbefugte darf dabei auf der förmlichen Zahlungsanordnung zugleich die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigen. 

Die/der Anordnungsbefugte übernimmt mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür, dass 

  • in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlichen Fehler enthalten sind,
  • die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden sind,
  • bei zusammengefasster Bescheinigung sich zu der förmlichen Zahlungsanordnung oder ihren Anlagen aus den beizufügenden Akten oder Unterlagen eine Zahlungsverpflichtung ergibt und Betrag, Zahlungspflichtige/r oder Empfangsberechtigte/r mit diesen Unterlagen übereinstimmen,
  • Ausgabemittel zur Verfügung stehen
  • die korrekte Kontierung (Buchungsmerkmal) angegeben ist
  • sowie bei Führen einer Kontroll-Liste über Abschlagszahlungen diese zur Prüfung bei der Anordnung vorgelegen hat 

s. rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit, Wirtschaftsbefugnis 

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Auftragserteilung 

Bei Bestellungen/Aufträgen ab einem Wert von 150 Euro ist eine schriftliche Auftragserteilung erforderlich (Nr. 10.1 § 55 AV LHO). Hierfür sind regelmäßig die Bestellscheine der Freien Universität Berlin zu verwenden. Bitten beachten: Auch Beauftragungen ohne Bestellschein müssen von einer/einem Wirtschaftsbefugten unterschrieben sein (bspw. Erstattungsanträge). 

Bei Bestellungen/Aufträgen sind die einschlägigen Bestimmungen des § 55 LHO nebst AV (Öffentliche Ausschreibungen, auch „Offene Verfahren“) zu beachten. Diese werden im Wesentlichen bestimmt bzw. ergänzt durch die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Grundsätzlich besagen diese Bestimmungen, dass eine sog. freihändige Vergabe (auch „Verhandlungsverfahren“), d.h. die Auftragserteilung ist auf Grundlage von eingeholten Vergleichsangeboten nur bis zu einer Wertgrenze von 10.000 Euro zulässig. Wenn der Auftragswert über dieser Grenze liegt, wird daher dringlich empfohlen, die zuständige Bereichsverwaltung und/oder das Referat II C Zentraler Einkauf – hinzuzuziehen. Es wird in diesem Zusammenhang auf die Beachtung des Rundschreibens H 04/2015 zu den Wertgrenzen bei der Vergabe von Aufträgen hingewiesen. 

Grundsätzlich sind bei allen Bestellungen/Aufträgen Vergleichsangebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend (€-Beträge jeweils inkl. MwSt.). Bei Beschaffungen über das Online-Bestellsystem UniKat der Freien Universität Berlin entfällt eine weitergehende Preisprüfung, da das Beschaffungsreferat II C nur bereits geprüfte bzw. über Ausschreibungen ausgewählte Produkte enthält. Bei günstigeren Angeboten ist ein Verweis auf die Preise und Verdingungsbedingungen im UniKat ausreichend. 

Wir bitten zu beachten, dass bei den Angeboten von UniKat i.d.R. weiterführende Serviceleistungen enthalten sind und so teilweise im Vergleich ein leicht erhöhter Preis zustande kommen kann. 

Vergabeentscheidungen sind aktenkundig zu machen, insbesondere erfordert ein Verhandlungsverfahren bei Wertgrenzen oberhalb von 10.000 Euro eine dezidierte Begründung unter Bezug auf die von der LHO bzw. der VOL/A zugelassenen Ausnahmetatbestände. Für alle Vergabeunterlagen gelten die Aufbewahrungsfristen für Belege, i.d.R. sechs Jahre. 

Beschaffungen im Bereich der Informationstechnik sind vor Erteilung des Auftrags mit den IT-Beauftragten (Liste der IT-Beauftragten) der dezentralen Bereiche abzustimmen. Siehe auch Beschaffung - EDV / IT

s. auch Bestellbefugnis, BIOS-FU, freihändige Vergabe, weitere Informationen zu UniKat

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Ausgeschlossene Personen 

Im Verwaltungsverfahren nach § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) darf für die Freie Universität Berlin nicht tätig werden, wer (zitiert aus dem Gesetz)

  • selbst Beteiligter ist;
  • Angehöriger eines Beteiligten ist;
  • einen Beteiligten kraft Gesetz oder Vollmacht allgemein oder in einem Verwaltungsverfahren vertritt;
  • Angehöriger einer Person ist, die einen Beteiligten in diesem Verfahren vertritt;
  • wer bei einem Beteiligten gegen Entgelt beschäftigt ist oder bei ihm als Mitglied des Vorstands, des Aufsichtsrates oder eines gleichartigen Organs tätig ist; dies gilt nicht für den, dessen Anstellungskörperschaft Beteiligte ist;
  • wer außerhalb seiner ehrenamtlichen Eigenschaft in der Angelegenheit ein Gutachten abgegeben hat oder sonst tätig geworden ist.

Das Verwaltungsverfahrensgesetz bleibt hier auf relativ abstraktem Niveau, konkret heißt dies, dass bei allen Verwaltungsvorgängen von haushaltswirtschaftlichem Belang (Bestellungen, Feststellvermerke, Anordnungen usf.) keine Entscheidung getroffen und Unterschrift geleistet werden darf, da eine unbefangene Ausübung der eigenen Tätigkeit nicht (mehr) gewährleistet ist. Dies wird beim vorstehenden genannten Personenkreis grundsätzlich vermutet. 

s. Anordnungsbefugnis; Bestellbefugnis; rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit

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Auslagen / -erstattung 

s. Erstattung 

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Aussonderungsantrag 

Anträge auf Aussonderung inventarisierungspflichtiger/ anlagenrelevanter Wirtschaftsgüter (vgl. Hinweise und Richtlinien zur Inventarisierung) sind mittels Formular über die jeweiligen Fachbereichsverwaltungen bzw. Bereichsleitungen an das Sachgebiet II B 12 zu richten. 

Zu den Formularen der Anlagenbuchhaltung

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Auszahlungsanordnung 

s. Auszahlungsauftrag 

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Auszahlungsauftrag 

Der Auszahlungsauftrag ist neben dem Rechnungsvorblatt bzw. dem Kontierungsstempel ein Formblatt für die Verausgabung/Zahlbarmachung von Mitteln.

Bei Zahlungsvorgängen, denen eine Rechnungen zugrunde liegt, ist das Rechnungsvorblatt oder der Kontierungsstempel zu verwenden. 

Das Formular „Auszahlungsauftrag“ soll nur genutzt werden, wenn keine Rechnung vorliegt, aus der die Angaben des Zahlungsempfängers zweifelsfrei hervorgehen bzw. kein Dokument vorliegt, das bereits von einer mit Wirtschaftsbefugnis ausgestatteten Person unterzeichnet wurde. Dies können z.B. Auszahlungen von Selbstbewirtschaftungsmitteln oder Erstattungen von Ausgaben sein. In diesen Fällen ist neben der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit zusätzlich die Unterschrift einer mit entsprechenden Wirtschaftsbefugnissen ausgestatteten Person erforderlich. Beide Unterschriften können von einer Person geleistet werden, wenn diese die Wirtschaftsbefugnis besitzt. 

zum Formular 

s. Rechnungsanweisung, Kontierungsstempel, BIOS-Direktlink 

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Automatische Budgeterhöhende Einnahmen 

s. Budgeterhöhende Einnahmen 

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