Hinweise, Formulare und Informationen der Abteilung II

Auf dieser Seite finden Sie Formulare und Hinweise der folgenden Bereiche:

Haushaltswirtschaft (alle Fragen rund um die Verwaltung von Haushaltsmitteln), Anlagenbuchhaltung (alle Fragen rund um die Inventarisierung von Geräten), Stellenwirtschaft (alle Fragen rund um die Stellenbewirtschaftung), Zentraler Einkauf (alle Fragen rund um die Beschaffung). Glossar (wichtige Begriffe des Haushaltswesens kurz erläutert) FU-Rundschreiben (Link auf aktuelle FU-Rundschreiben) DMS, oRA und UniKat (Informationen und Unterlagen zu den digitalen Verfahren)

Beachten Sie bitte, dass FU-Rundschreiben und andere handlungsrelevante Mitteilungen weiterhin über die Service-Seite der Freien Universität Berlin abgerufen werden können. Hinweise, Anregungen und Kritik richten Sie bitte an Frau Ellen Yousufzad, App. -53096 (ellen.yousufzad@fu-berlin.de) oder Maria Berschadski, App. -60211 (maria.berschadski@fu-berlin.de)

Haushaltswirtschaft (Kontakt)

Haushaltsplan

Haushaltsplan 2020/2021

Nachtragshaushaltsplan 2019

Haushaltsplan 2018/2019

Formulare zum Haushaltswesen

Antrag Wirtschaftsbefugnis

Bargeldeinzahlung per Safebag

Erstattungsantrag (bei Auslagen)

Anforderung von Lehrentgelt

SAP-Benutzerantrag

Leitfaden zur Durchführung von unvermuteten Prüfungen

Niederschrift über eine unvermutete Prüfung (Formular)

Meldung zur Vermögensrechnung 2019

Die Vordrucke zum Nachweis von Zu- und Abgängen bei den vermögenswirksamen beweglichen Sachen (Kunstwerke sowie Bücher- und Zeitschriftensammlungen ohne 52301) für das abgelaufene Haushaltsjahr sind bis spätestens 03. Februar des Folgejahres einzureichen! Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Arbeitsgruppe II A 1 der Zentralen Universitätsverwaltung.

Den Vordruck finden Sie hier.


Meldung zur Künstlersozialabgabe 2019

Es wird gebeten, die Meldung zur Künstlersozialabgabe mit den Angaben für das Jahr 2019 möglichst bis zum 28.02.2020 per E-Mail an Herrn Göb II A 16 (olaf.goeb@fu-berlin.de) zu senden. Bitten füllen Sie hierfür die Datei Meldung zur Künstlersozialabgabe aus, speichern Sie sie lokal ab und senden sie dann als E-Mail Anhang an den o.g. zuständigen Sachbearbeiter.

Weitere Informationen zur Künstlersozialabgabe finden Sie hier.

Wirtschaftsbefugnis

Bevor Sie eine Wirtschaftsbefugnis beantragen, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte:

  • Prüfen Sie die organisatorische Notwendigkeit. Nicht immer ist eine Wirtschaftsbefugnis das notwendige Mittel. Sollen nur Finanzvorgänge kontrolliert und die sachliche Freigabe von Zahlvorgängen erledigt werden, genügt zumeist eine oRA-Sichtbefugnis. Einen oRA-Zugang können Sie bei der Clearingstelle per E-Mail beantragen. Soll eine Kollegin oder ein Kollege Sie dabei im Urlaubs- oder Krankheitsfall unterstützen, können Sie im oRA eine Vertreterregel selbsttätig pflegen. Bitte konsultieren Sie dafür das oRA-Handbuch. Eine Wirtschaftsbefugnis ist hierbei nicht erforderlich.

  • Sollen Sie Zahlungsvorgänge und Bestellungen vorbereiten, benötigen Sie einen Zugang zu UniKat (in Ausnahmefällen auch noch BIOS). Um zu überprüfen, ob Sie für das Bestellsystem freigeschaltet sind, loggen Sie sich bitte über den Elsa-Server bzw. das Single Sign-On der ZEDAT ein. Weist Ihre Menüleiste keinen Reiter mit dem Titel "Beschaffung" auf, sind Sie noch nicht zugangsberechtigt. Kontaktieren Sie bitte Ihren KeyUser für oRA/UniKat oder im Zweifel die Bereichsverwaltung. Bei fehlenden Berechtigungen muss ggf. ein Antrag auf Benutzerpflege bei der Clearingstelle (clearingstelle@fu-berlin.de) gestellt werden. Eine Wirtschaftsbefugnis ist hierbei nicht erforderlich.

  • Arbeiten Kolleginnen und Kollegen im Bereich mit UniKat und sollen Sie diese vertreten oder entlasten, sollte die Pflege des sogenannten Team-Einkaufswagens durch einen erfahrenen Nutzer vorgenommen werden. Details dazu finden Sie im Schulungshandbuch zu UniKat. Eine Wirtschaftsbefugnis ist hierbei nicht erforderlich.

  • Erst wenn Sie Bestellungen selbst freigeben (genehmigen!) und Anordnungen erteilen sollen, benötigen Sie eine Wirtschaftsbefugnis. Diese setzt sich aus einer Bestell- und einer Anordnugnsbefugnis zusammen. Mittels Bestellbefugnis können Bestellungen über das Katalogsystem und freie Bestellscheine in UniKat genehmigt werden (Bestellungen auslösen). Mittels der Anordnungsbefugnis werden Zahlungsvorgänge in SAP-Portal zur Zahlung angeordnet (kassenwirksame Freigabe).

  • Da die Wirtschaftsbefugnis durch den Kanzler / die Kanzlerin delegiert wird, geht Ihrem Antrag ein Prüfverfahren innerhalb der Arbeitsgruppe II A 1 voraus. Den Anträgen sind daher möglichst umfassende Begründungen beizufügen. Bitte kontaktieren Sie bei Unklarheiten und Rückfragen über die konkrete Ausgestaltung des Antrages das zuständige Sachgebiet der Arbeitsgruppe II A 1. Das Antragsformular sowie weitere Hinweise finden Sie nachfolgend:

  • Antrag Wirtschaftsbefugnis

  • Beantragung einer Wirtschaftsbefugnis

  • Rechtsgrundlagen bei der Anwendung von Wirtschaftsbefugnissen

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Informationen und Formulare zur studentischen Arbeitsvermittlung effektiv

Weitere Informationen zur Haushaltswirtschaft und zu Steuer- und Zollthemen

Verwendung von E-Mails zur Kommunikation

Hinweisblatt: Verfahren zu Zollangelegenheiten bei Warenlieferungen aus dem Drittland

Festellung der rechnerischen Richtigkeit von Zahlungsunterlagen

Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben bei den sachlich richtigen Titeln

Budgetierungsvarianten in SAP

Aufwendungen für Besucherbetreuung und Bewirtung

Beschaffung von Dienstfahrzeugen

Arbeit mit dem Rechnungserstellungstool in wirtschaftlichen Bereichen

Erteilung von Werk- und Honorarverträgen an Privatpersonen

Liste zulässiger Tätigkeiten bei Werk- und Honorarverträgen

Anlage zu Werkverträgen (nur insoweit BIOS nicht verwendet werden kann)

Durchführung von Exkursionen mit Haushaltszuschüssen

Finanzpositionen und Stammdaten

Die im aktuellen Haushaltsjahr in SAP verwendeten Finanzpositionen werden in den nachfolgenden Tabellen dargestellt. Die Listen wurden für einzelne Nutzerbereiche unterschieden, in der Regel ist der Rückgriff auf die Liste TV (Titelverbund) ausreichend, um alltägliche Aufgaben in der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln erledigen zu können. Beachten Sie, dass für die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben stets achtstellige Finanzpositionen verwendet werden müssen!

Liste aller Fonds (alle Kapitel)

Sponsoring

Die Begriffe „Spende“ und „Sponsoring“ werden teilweise synonym gebraucht. Hinsichtlich der Bewertung und des Umgang mit diesbezüglichen Einnahmen gibt es wichtige Unterschiede.

Spenden sind Zuwendungen, die nicht an eine Gegenleistung geknüpft sind. Spendeneinnahmen unterliegen nicht der Steuerpflicht und können daher zu 100% vom empfangenden Bereich verausgabt werden. Die Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) für den Spender ist möglich. Hierfür kontaktieren Sie bitte nach erfolgter Einrichtung eines entsprechenden Drittmittelfonds die Drittmittelverwaltung.

Bei Einnahmen aus Sponsoring hingegen wird vom Sponsor eine Gegenleistung erwartet. Damit liegt wirtschaftliches Handeln vor, das steuerlich besonders zu betrachten ist (u.a. Erstellung von Rechnungen mit Steuerausweisung). Für explizite Rückfragen hierzu kontaktieren Sie bitte das Steuerteam der Abteilung II.

Vor einer ersten Kontaktaufnahme mit dem Steuerteam bitten wie Sie um Kenntnisnahme unserer weiteren Informationen. Hinweise, insbesondere zur Abgrenzung der Einnahmen aus Sponsoring zu anderen Mitteln entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt.

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Anlagenbuchhaltung (Kontakt)

Inventarisierung

Hinweis und Richtlinien zur Inventarisierung

Klebevorschriften für Etiketten der Anlagenbuchhaltung

Liste der Anlagenklassen

Antrag auf Aussonderung

Anlage zum Aussonderungsantrag (bei Aussonderung von mehr als 3 Gegenständen beizufügen)

Änderungsmitteilung

Antrag auf Leihgabe

Eigenerklärung Projekteigenbau

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Stellenwirtschaft (Kontakt)

Stellenausschreibung

Antrag auf Stellenausschreibung

Aufgabenbeschreibung

Vordruck für Stellen-/Aufgabenbeschreibung

Vordruck für Stellen-/Aufgabenbeschreibung Nachwuchsgruppenleitung

Hinweis zur tariflichen Ausschlussfrist i. S. des § 37 TV-L FU:§ 37 Abs. 1 TV-L FU formuliert die tarifliche Ausschlussfrist wie folgt: "Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit vom Beschäftigten oder vom Arbeitgeber schriftlich geltend gemacht werden." Daher sollten Beschäftigte selbst einen Antrag stellen, um eventuelle Ansprüche zu wahren; es erfolgt keine separate Aufforderung durch die Freie Universität Berlin. Der Antrag ist in der Abteilung I – Personalwesen einzureichen.

Nachrufe (Traueranzeigen)

Rundschreiben zu Regelungen über Nachrufe (Traueranzeigen) und Kranzspenden der Freien Universität Berlin (FU Rundschreiben H 02/2017)

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Zentraler Einkauf (Kontakt)

Ausschreibungen  

Grundlagen für die öffentliche Auftragsvergabe bilden

◾das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),

◾die Haushaltsordnung des Landes Berlin (AVLHO),

◾die jeweiligen Verdingungsordnungen (VOL/A und VOB/A unterhalb der EU-Schwellenwerte),

◾die Vergabeverordnung (VgV),

◾das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), sowie

◾diverse europäische Richtlinien und

◾das sogenannte 'Richterrecht'

Die Grundlagen sollen einen fairen und gleichberechtigten Wettbewerb garantieren und eine sparsame und wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Mittel sichern.

 Öffentliche Aufträge sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben.  

Bitte wenden Sie sich bei geplanten Auftragsvergaben für Lieferungen und Leistungen (ausgenommen Facility- und Bauleistungen) über 100.000 Euro rechtzeitig an den Zentralen Einkauf (Referat IIC).

Bezüglich der Facility- und Bauleistungen wenden Sie sich bitte an die Technische Abteilung (Referat III).

Prüfschema für die verpflichtende Ausschreibung

Eigenerklärung für Lieferanten

Zusätzliche Vertragsbedingungen

UniKat

 Alle Informationen zu UniKat entnehmen Sie bitte unserer Sonderseite.

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DMS, oRA und UniKat

 Allgemeine Unterlagen

Begriffsdefinitionen in DMS

Allgemeine Grundlagen des SAP-Systems

Hinweisblatt zum Rechnungserstellungstool

Antrag für Aufnahme eines Lieferanten

oRA

Einen Zugang zu oRA können Sie über die Clearingstelle (clearingstelle@fu-berlin.de) schriftlich per E-Mail beantragen. Bitte holen Sie die Zustimmung ihrer Vorgesetzten ein. Die oRA-Anwendung ist über das gemeinsame Webportal (https://elsa.fu-berlin.de) erreichbar.

oRA-Handbuch

UniKat

Alle Informationen zu UniKat entnehmen Sie bitte unserer Sonderseite.

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