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Anlagenbuchhaltung

Zu allen  Fragen rund um die Themen Anlagebuchhaltung und Inventarisierung finden Sie hier Vordrucke und Informationen:

Bitte beachten Sie

Seit dem 01.12.2016 werden Telefoniegeräte in der Anlagenbuchhaltung einzeln erfasst und inventarisiert. Die Etikettierung erfolgt direkt durch den Lieferanten. Vgl. Rundschreiben V11/2016 vom 21.12.2016.
Antrag auf Aussonderung

Der Antrag auf Aussonderung ist immer dann zu stellen, wenn inventarisierte Geräte und Gegenstände sowie Software und Lizenzen

-         Unbrauchbar/defekt

-         veraltet

-         verlorengegangen

 

oder nach dem heutigen Stand der Technik nicht mehr einsetzbar sind.

Hinweis: Die Notwendigkeit der Antragstellung ist unabhängig von der Frage, ob das Gerät / der Gegenstand  bereits von der Anlagenbuchhaltung erfasst ist. Entscheidend ist auch nicht, ob Gerät noch einen Restbuchwert hat.

Änderungsmitteilung

Änderungsmitteilungen sind dann erforderlich, wenn sich der Standort, der Nutzer bzw. die Nutzerkostenstelle dauerhaft ändert. Achtung: Pro Änderungsmitteilung nur ein Kostenstellenwechsel möglich!

Abschreibungsmethode

An der Freien Universität Berlin wird grundsätzlich linear abgeschrieben. Das heißt, der Anschaffungswert wird die Anzahl der Nutzungsjahre geteilt und jährlich um einen Anteil verringert.

 

Jahr

Abschreibung

Restbuchwert

0

0,00 Euro

3.000,00 Euro

1

1.000,00 Euro

2.000,00 Euro

2

1.000,00 Euro

1.000,00 Euro

3

1.000,00 Euro

0,00 Euro

kumuliert

3.000,00 Euro

 

Beispiel: Server

Nutzungsdauer 3 Jahre

 

 

 

 

Nutzungsdauer

Die Nutzungsdauer von Geräten wird an der Freien Universität Berlin grundsätzlich pro Anlagenklasse festgelegt. Eine Liste der Anlagenklassen mit den Nutzungsdauern finden Sie hier.

In Einzelfällen wird die Nutzungsdauer abweichend von dieser Regel über die Anlagenart definiert. Eine Liste der Anlagenarten mit Sonderabschreibungsregeln finden Sie hier.

Restbuchwert

Verbindliche Auskünfte über Restbuchwerte einzelner Anlagen bekommen Sie beim Sachgebiet II B 12 – Anlagenbuchhaltung.

Hinweis: Verwenden Sie den SAP-GUI und haben Zugriff auf den Asset Explorer (Transaktion: AW01N), können Sie ebenfalls die Restbuchwerte zu einzelnen Anlagen sehen. Wir weisen jedoch an dieser Stelle darauf hin, dass die hier angegebenen Werte ggf. nicht die aktuellen Buchungsstände im Sachgebiet Anlagenbuchhaltung berücksichtigen.

Inventur

Die Freie Universität Berlin plant derzeit die Erstinventur. Ab Zeitpunkt der Erstinventur findet die regelmäßige Inventur alle 2 Jahre statt. Sie haben jedoch die Möglichkeit auch außerhalb dieses Rhythmus eine Zwischeninventur in Ihrem Bereich durchzuführen. Hierzu fordern Sie einfach die aktuellen Bestandsdaten beim Sachgebiet II B 12 Anlagenbuchhaltung ab (anlagenbuchhaltung@fu-berlin.de).

Inventarliste einsehen

Derzeit ist es leider noch nicht möglich Inventar- und Bestandslisten über das Web bereitzustellen. Wenn Sie eine aktuelle Inventar- bzw. Bestandsliste benötigen, können Sie diese per E-Mail unter Angabe folgender Kriterien beim Sachgebiet II B 12 – Anlagenbuchhaltung (anlagenbuchhaltung@fu-berlin.de) anfordern:

 

-         Kostenstelle/Kostenstellenbereich

-         Fonds/Projekt

-         Geräteart/Gegenstandsart (IT, Wissenschaftliche Geräte, Büroeinrichtung, etc.)

 

Bitte geben Sie an, was genau Sie benötigen. Es besteht die Möglichkeit der Zusendung einer Stammdaten- und/oder Werteliste.

Abkauf von Geräten

Ein Verkauf von Geräten und Gegenständen ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn universitätsintern keine weitere Verwendung mehr möglich ist. Außerdem ist eine Abgabe an öffentliche Einrichtungen (Beispielsweise Schulen) dem Verkauf grundsätzlich vorzuziehen.

Der Verkauf muss mindestens zum Restbuchwert erfolgen. Ist das Gerät oder der Gegenstand bereits vollständig abgeschrieben, so wird durch das Sachgebiet Anlagenbuchhaltung (II B 12) ein Erinnerungswert festgelegt. Über die Vereinnahmung von Erinnerungswerten im Titelverbund soll die Finanzierung von Neuanschaffungen unterstützt werden.

Aussonderungsverfahren

Zunächst ist der Antrag auf Aussonderung auszufüllen. Diesen kann jeder ausfüllen, der den Sachverhalt vollständig überblicken kann und an der Freien Universität Berlin ein Beschäftigungsverhältnis hat.

 

Ausnahme hier ist lediglich, wenn es um eine Aussonderung im Rahmen eines Verkaufs handelt, hier darf der Käufer nicht am Aussonderungsverfahren beteiligt werden (vgl. §20 (1) Nr. 1 i.V.m. § 13(1) Nr. 1 VwVfG).

 

Bitte beachten Sie, dass Sie pro Antrag maximal 3 Geräte/Gegenstände aussondern können. Bei mehr als 3 Positionen ist dem Antrag eine entsprechende Anlage (Anlage zum Aussonderungsantrag) beizufügen, welche die Angaben des Antrags beinhaltet. Auf dem Antrag selbst muss auf die entsprechende Anlage zum Antrag referenziert werden.

 

Hinweis: Um die Bearbeitungszeit von umfangreicheren Anträgen zu beschleunigen bitte wir um elektronische Zusendung der Anlage in Excel-Form an anlagenbuchhaltung@fu-berlin.de).

 

Grundsätzliche Verfahrensregeln:

 

-         Verwenden Sie immer den aktuellen Vordruck aus dem Internet

-         Bitte füllen Sie alle Felder vollständig aus

-         Geräte und Gegenstände ab 2004 sind in der Anlagenbuchhaltung erfasst. Bitte geben Sie für Geräte und Gegenstände die nach 2004 beschafft wurden immer die 10-stellige FUB Anlagennummer an

-         Der Antrag geht zunächst vollständig ausgefüllt und unterschrieben an den IT-Verantwortlichen und dann zur Mitzeichnung an die Bereichsleitung.

-         Schicken Sie den Antrag vollständig ausgefüllt und unterschrieben an das Sachgebiet II B 12

-          

Pro Antrag kann nur ein Aussonderungsgrund ausgewählt werden. Im Folgenden finden Sie Hinweise zu den einzelnen Antragsgründen:

 

Grund: Defekt/Unbrauchbarkeit

Erforderliche Unterlagen: Antrag auf Aussonderung

Zusatzangaben (Begründungsfeld): keine

Hinweise:

-         es gelten die grundsätzlichen Verfahrensregelungen (siehe oben)

-         Eine Entsorgung darf erst nach erfolgter Genehmigung durch das Sachgebiet II B 12 erfolgen.

 

Grund: Verkauf zum Restbuch/-Erinnerungswert

Erforderliche Unterlagen: Antrag auf Aussonderung

Zusatzangaben: Vollständiger Name und Anschrift des Käufers.

Hinweise:

-         Bitte setzen Sie sich zwecks Ermittlung des Restbuchwertes mit dem Sachgebiet II B 12 vor Antragsstellung in Verbindung. Sofern das Gerät / der Gegenstand vollständig abgeschrieben ist, setzen Sie sich bitte mit der Anlagenbuchhaltung zwecks Festsetzung eines Erinnerungswertes in Verbindung.

-         Bitte klären Sie vor Antragsstellung, ob der potentielle Käufer mit dem Verkaufspreis einverstanden ist und vermerken Sie dies auf dem Antrag.

-         Eine Abgabe darf erst nach erfolgter Genehmigung durch das Sachgebiet II B 12 erfolgen

 

Grund: Diebstahl

Erforderliche Unterlagen: Antrag aus Aussonderung, Diebstahlsanzeige

Zusatzangaben: Vorgangsnummer der Polizei

Hinweise: es gelten die grundsätzlichen Verfahrensregelungen (siehe oben)

 

Grund: Sonstiges

Anwendung: Bitte verwenden Sie diesen Antragsgrund, wenn Sie ein Gerät oder Gegenstand einer anderen Einrichtung (Beispielsweise Schulen) unentgeltlich überlassen oder es sich um einer Übereignung im Rahmen eines EXIST-Gründerstipendiums handelt.

Erforderliche Unterlagen: Überlassungserklärung, Zuwendungsbescheid, Handelsregisterauszug, sonstiger Schriftverkehr

Zusatzangaben:

-         Unentgeltliche Abgabe (Name der Einrichtung, Ansprechpartner)

-         Übereignung im Rahmen eines EXIST-Gründerstipendiums (Zuwendername, Datum des Zuwendungsbescheides)

Bei der Anlage einer Bestellung bzw. eines Einkaufwagens war es bisher notwendig, bei anlagerelevanten Gütern/ Artikeln, pro Anlagegut eine Positionszeile anzulegen.

Durch eine neue, freigeschaltete Funktion in der Bestellung kann auf die Splittung bei identischen Artikeln verzichtet werden.

Die Zentrale Rechnungsstelle hat jetzt die Möglichkeit in einer Positionszeile mehrere Anlagennummern zu hinterlegen.


Zur Veranschaulichung ein paar Bespiele zur neuen Funktion:

Bestellung über 30 identische Stühle (gleicher Preis, gleicher Lieferant, gleiche Ausstattung)
  • Anlage eines Einkaufswagens mit einer Position.

Pos. Beschreibung Menge Einheit
1 Stuhl Art. 987 30

ST

Bestellung über 30 Stühle
(15 ST Art. 987 zum Preis von 16 Euro, 15 ST Art. 765 zum Preis von 15,50 Euro)
  • Anlage eines Einkaufswagens mit zwei Positionen.
Pos. Beschreibung Menge Einheit
1 Stuhl Art. 987 15 ST
2 Stuhl Art. 765 15 ST


Bestellung über 10 identischen Tische, 4 identischen Schränke und 30 identischen Stühle
  • Anlage eines Einkaufswagens mit drei Position.
Pos. Beschreibung Menge Einheit
1 Tisch Art. 123 10 ST
2 Schrank Art. XYZ 4 ST
3 Stuhl Art. 987 30 ST

Für alle relevanten Artikel werden von der Zentralen Rechnungsstelle und Anlagenbuchhaltung zum Zwecke der Inventarisierung Anlagennummern vergeben, die Splittung auf die einzelnen Anlagennummern erfolgt jedoch im Hintergrund.

Nach Erhalt

Sie erhalten von der Anlagebuchhaltung ein Etikett, dessen Emfang Sie auf dem anhängenden Schreiben bestätigen und an II B 12 unterschrieben zurücksenden.

Das Etikett ist entsprechend den Klebevorschriften auf dem Anlagegut anzubringen

Restbuchwert

Die Nutzungsdauer von Geräten wird an der Freien Universität Berlin grundsätzlich pro Anlagenklasse festgelegt. Eine Liste der Anlagenklassen mit den Nutzungsdauern finden Sie hier.

In Einzelfällen wird die Nutzungsdauer abweichend von dieser Regel über die Anlagenart definiert. Eine Liste der Anlagenarten mit Sonderabschreibungsregeln finden Sie hier.