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Coronavirus (2019-nCoV): Informationen der Personalabteilung (Stand 18.03.2020)

Alle Beschäftigte werden benötigt, um das Sommersemester vorzubereiten und im Hinblick auf ihre bisherigen Arbeitsrealitäten neue Wege zu beschreiten. Zum einen gilt es möglichst zeitnah einen digitalen Lehr- und Forschungsbetrieb auf die Beine zu stellen. Zum anderen arbeitet der ganz überwiegende Teil der Beschäftigten der FU mobil, was ein hohes Maß an Kommunikation und Abstimmung erfordert.

Zur Sicherstellung der strukturrelevanten Funktionen und Aufgaben wird dringend empfohlen, mindestens zwei Teams zu bilden, die sich ablösen, d. h. sie arbeiten jeweils zwei Wochen mobil und im Anschluss zwei Wochen vor Ort. Hierbei sollten Funktionsträger/innen und ihre Stellvertreter/innen in unterschiedliche Teams eingeteilt sein.

Während der Präsenzphase vor Ort sind persönliche Kontakte auf das Notwendigste und auch nur in Ausnahmefällen zu beschränken und erfolgen mit Externen auch nur nach telefonischer Terminabsprache. Beachten Sie bitte dabei strikt die Hygienevorschriften. Beratungen und die Beantwortung von Fragen, z. B. solche, die mit einer Einstellung zusammenhängen, sollen ausschließlich telefonisch oder elektronisch erfolgen.

Die Regelungen über die Arbeitszeit gelten zwar grundsätzlich weiter; allerdings sind die Vereinbarungen  über die Kern- und Mindestanwesenheitszeit und Arbeitszeitaufzeichnung für die Dauer dieser Maßnahmen im Präsenzbetrieb aufgehoben. Tragen Sie in 

Ihrem Zeiterfassungsbogen unter „Bemerkungen“ einfach nur „Präsenz“ ein Die Erarbeitung von Arbeitszeitguthaben ist nicht zulässig.

Soweit möglich, ist für die Dienstgebäude, in denen Beschäftigte arbeiten, eine verkürzte Öffnung vorgesehen.

Bis auf Weiteres sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert, mobil arbeiten. Ausgenommen ist das für den Betrieb vor Ort unverzichtbare Personal.

Informieren Sie sich bitte auf der Webseite „Arbeiten im Home Office“ unter https://www.zedat.fu-berlin.de/HomeOffice über die Ihnen zur Verfügung stehenden technischen Angebote des Hochschulrechenzentrums.

Der Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung besteht während des mobilen Arbeitens fort.

In Anbetracht der Herausforderungen, denen wir uns stellen müssen, wird jede/r Beschäftigte dringend benötigt. Auch wenn Sie vielleicht nicht viel Teilhabe am aktuellen Geschehen haben, muss ein generelles Augenmerk auf die Zeit nach dem Ausnahmezustand gelegt werden. Wie wird sich Ihr Aufgabengebiet entwickelt haben? Können Sie sich durch Literatur oder Online auf den aktuellen Stand bringen? Wollten Sie nicht schon immer einen Excelkurs o. ä. besuchen? Vielleicht können Sie sich die Zeit nehmen und sich über die neueren Entwicklungen im Arbeitsschutz und -sicherheit sach- und fachkundig machen. Das Weiterbildungszentrum steht Ihnen und Ihren Vorgesetzten gerne beratend in telefonischer oder elektronischer Form zur Verfügung, um Ihnen virtuelle Kurse zu empfehlen und /oder Sie ggf. anzumelden. Gleiches gilt für die Personalentwicklung. 

Vielleicht haben Sie nun endlich Zeit, Verfahren, Arbeitsweisen und Aufgaben kritisch zu überprüfen und Vorschläge zur Optimierung zu entwickeln. Möglicherweise haben Sie jetzt auch die Zeit, Gutachten, Aufsätze, Konzepte zu schreiben bzw. zu entwickeln. 

Kann das von Ihnen verwendete Werkzeug im Rahmen des mobilen Arbeitens nicht überholt, gereinigt oder repariert werden?

Sie sehen, mobiles Arbeiten ist für jede/n möglich. Bitte stimmen Sie sich hierzu mit Ihrer/m direkten Vorgesetzten oder ihrem Bereich ab.

Halten Sie bitte während dieser Zeit regelmäßigen telefonischen und/oder elektronischen Kontakt.

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit gilt weiterhin Ihre individuell vertraglich vereinbarte oder festgelegte Arbeitszeit. Bitte beachten Sie die Regelungen der Freien Universität Berlin zur Arbeitszeit. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung tragen Sie in der Spalte „Bemerkung“ einfach nur „Mobiles Arbeiten“ ein. Eine Eingabe der Beginn- und Endezeit ist nicht erforderlich. 

Die Leitungen der Einrichtungen übersenden der Personalstelle jeweils am Ende des Monats eine namentliche Aufstellung über die Inanspruchnahme von mobilem Arbeiten mit dessen Zeitraum

 

Die Kommunikation mit den Beschäftigten vor Ort erfolgt ausschließlich elektronisch oder telefonisch. 

Dies gilt auch für die Interessenvertretungen, die sich dankenswerterweise hierzu bereit erklärt haben.

Zur Absicherung des Minimalbetriebs hat die Abteilung I Funktionsemailadressen eingerichtet (https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/PM-coronavirus/Gruppenmailboxen-IAIB.pdf), damit die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Vertretungsfall sich der Anliegen der Dienstkräfte annehmen können. Zur Verbesserung der Erreichbarkeit wurde das Softphone von Cisco Jabber für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalreferate eingerichtet.

Die im Home Office arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalreferate sind unter ihren gewohnten Telefonnummern erreichbar.

Um die Zahlung Ihrer Bezüge zu gewährleisten, wird sich die Personalabteilung mit einer Notbesetzung um die Anliegen der Beschäftigten kümmern und im 14-tägigen Wechsel im Home-Office bzw. vor Ort tätig sein. Dies gilt auch für die Führungskräfte.

- Kann ich jetzt Urlaub / Zeitausgleich nehmen?

Die Vorgesetzten werden gebeten, Anträge auf Erholungsurlaub und/oder Ausgleich von Zeitguthaben großzügig zu gewähren.

- Kann ich einen bereits gewährten Urlaub einseitig zurückgeben?

Nach erfolgter Genehmigung der Beschäftigungsstelle, die dabei die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen hat, kann der so festgelegte Urlaub nicht mehr einseitig von den Beschäftigten geändert werden. Es handelt sich bei der Erklärung der Urlaubsgewährung um eine empfangsbedürftige einseitige Willenserklärung, die mit ihrem Zugang wirksam wird. Die Beschäftigten können deshalb den bereits bewilligten Urlaub nicht mehr „zurückgeben“, also nicht ohne das Einverständnis der Beschäftigungsstelle den Urlaub abbrechen bzw. nicht antreten und wieder zur Arbeit kommen.

- Gibt es Regelungen zum Umgang mit wegen SARS-CoV-2 geschlossenen Kitas und Schulen?

Wenn Sie ein nicht erkranktes Kind unter 12 Jahren, das von der Schul- und Kitaschließung betroffen ist, betreuuen besteht die Möglichkeit mobil zu arbeiten.

Darüber hinaus kann Ihnen eine gesetzlich geregelte Freistellung von 7 Arbeitstagen unabhängig von der Anzahl der zu betreuenden Kinder gewährt werden. Wir gehen davon aus, dass Sie während dieses Zeitraumes die weitere Betreuung Ihres/r Kindes/r organisieren können. Sollte Ihnen das nicht möglich sein, gewährt Ihnen die Freie Universität Berlin noch weitere drei Tage. Senden Sie bitte jeweils einen formlosen elektronischen Antrag an Ihre Personalstelle und setzen Ihre/n Vorgesetzte/n in „CC“. 

Vom Zeitpunkt der Antragsstellung an können Sie zu Hause bleiben. Die jeweilige Genehmigung erfolgt im Nachgang ebenfalls auf elektronischem Weg.

- Ich betreue ein erkranktes Kind unter 12 Jahren. Kann ich trotzdem im Home-Office arbeiten?

Ja, auch in diesem Fall ist Ihre Beschäftigung über mobiles Arbeiten möglich.

Im Übrigen können Sie Ihre Freistellung wegen Erkrankung Ihres Kindes auf elektronischem Weg bei Ihrer Personalstelle beantragen. Das ärztliche Attest über die Erkrankung ihres Kindes fügen Sie bitte Ihrem Freistellungsantrag bei.

Bitte informieren Sie auch Ihre Beschäftigungsstelle.

- Ich bin erkrankt und in Quarantäne:

Sie erhalten eine Krankschreibung und die üblichen Regelungen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gelten. Sie reichen wie üblich ihre Krankschreibung bei der Dienststelle ein.

- Ich bin nicht erkrankt und die Quarantäne wird vorsorglich angeordnet:

Auch in diesem Fall ist mobiles Arbeiten möglich.
Quarantänemaßnahmen werden nur vom zuständigen Gesundheitsamt verhängt. In diesem Fall sind Sie nicht erkrankt und erhalten keine Krankschreibung. Ihr Entgelt wird Ihnen für die Dauer der Quarantäne weiterhin gezahlt.

- Ich befürchte mich mit dem Coronavirus anzustecken. Muss ich zur Arbeit gehen?

Es besteht die Möglichkeit mobil zu arbeiten. Allein die Befürchtung sich anzustecken reicht nicht aus, um der Arbeit fern zu bleiben. Der Arbeit fernbleiben dürfen Sie hingegen nur, wenn Sie auch tatsächlich arbeitsunfähig sind. Die Angst vor einer Ansteckung auf der Arbeit oder dem Weg dorthin, ist nicht ausreichend. Gleiches gilt für Beamte/innen.

- Muss ich zur Arbeit kommen, obwohl der öffentliche Personennahverkehr (ÖPNV) eingeschränkt aufrecht erhalten oder eingestellt wird?

Es besteht die Möglichkeit mobil zu arbeiten. Gibt es Schwierigkeiten zur Arbeit zu kommen, sollten Sie mit Ihrer/m Vorgesetzten eine zeitliche Verlegung der Arbeitszeit erörtern.

- Erhalte ich weiterhin meine Bezüge, wenn ich in Quarantäne muss?

Die persönliche Quarantäne schließt eine mobile Tätigkeit nicht aus. Sollte ein Beschäftigungsverbot angeordnet werden, erhalten Sie Ihre Bezüge als „Entgeltfortzahlung“ für die Dauer von sechs Wochen weiter.

Telefonische AU-Erklärung.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) haben sich am 9. März 2020 darauf verständigt, dass ab sofort Patienten mit leichten Erkrankungen der oberen Atemwege nach telefonischer Rücksprache mit ihrem Arzt eine Bescheinigung auf Arbeitsunfähigkeit bis maximal sieben Tage ausgestellt bekommen können. Die Patienten müssen dafür nicht die Arztpraxen aufsuchen. Die Regelung gilt

seit dem 9. März 2020 und zunächst für vier Wochen. Bitte übersenden Sie ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die Personalstelle und informieren Sie Ihre/n Vorgesetzte/n bzw. Ihre Büroleitung auf telefonischem oder elektronischem Wege.