Frau Adolphs, Frau Utecht, in der Reisekostenstelle laufen derzeit viele Anträge auf, die Bearbeitung stockt. Woran liegt das?

Adolphs: Seit dem vergangenen Jahr haben wir erhebliche personelle Engpässe durch Langzeiterkrankungen und zusätzlichen Personalwechsel. Die neuen Kolleginnen und Kollegen mussten erst eingearbeitet werden. Dadurch ist ein Bearbeitungsstau entstanden, den es jetzt abzuarbeiten gilt.

Utecht: Bedauerlicherweise ist die Reisekostenstelle auch weiterhin vom Pech verfolgt, da zum einen eine langjährige und versierte Sachbearbeiterin die Freie Universität verlassen hat. Zum anderen ebbt die Erkrankungswelle nicht ab: Zwei Kolleginnen sind derzeit für längere Zeit erkrankt. Hinzu kommt, dass unsere Beschäftigten viele erstattungsfähige Dienstreisen unternehmen.

Wie bewältigen Sie den entstandenen Bearbeitungsstau?

Adolphs: In der Zeit vom 4. bis 30. April sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Reisekostenstelle weder telefonisch noch persönlich erreichbar und beantworten in der Regel auch keine E-Mails. Sie sollen die Abrechnungen möglichst ungestört und damit effizienter abarbeiten können.

Können Sie sagen, wann Sie voraussichtlich wieder auf dem aktuellen Stand sein werden?

Utecht: Da das Reiseaufkommen unvermindert hoch ist, ist es schwierig, eine Prognose abzugeben, zumal wir von einer vollbesetzten Reisekostenstelle ausgegangen sind, als wir uns entschieden haben, „in Klausur zu gehen“. Die haben wir derzeit leider nicht.

Können die Antragsteller zu einer problemlosen und schnellen Bearbeitung ihres Antrags beitragen?

Adolphs: Auf jeden Fall! Diese fünf Punkte helfen uns sehr:

1. Bitte füllen Sie die Anträge vollständig aus und fügen alle Unterlagen bei. Beachten Sie bitte die erforderlichen Mitzeichnungen und die Angaben über die Finanzierung der Reisekosten.

2. Bitte begründen Sie Ihre Ausgaben, die von den üblichen Sätzen des Bundesreisekostengesetzes abweichen, schriftlich und nachvollziehbar.

3. Verzichten Sie möglichst auf Rückfragen zum Stand der Bearbeitung Ihres Antrages.

4. Nehmen Sie bitte von aufschiebbaren Grundsatzfragen oder Anliegen Abstand.

5. Bitte stellen Sie Ihre Anträge fortlaufend und zeitnah. Vermeiden Sie, wenn möglich, Ihre Anträge zu sammeln und in einem Zug bei der Reisekostenstelle einzureichen, vor allem nach Wochenenden sowie Feiertagen. So laufen Sie auch nicht Gefahr, dass Ihre Anträge unter die Ausschlussfrist fallen.

Utecht: Die Kolleginnen und Kollegen der Reiskostenstelle setzen sich außerordentlich für eine schnellstmögliche Bearbeitung der eingehenden Anträge ein. Wir arbeiten praktisch unter Hochdruck. Beschwerden über die Verzögerungen sind zwar verständlich, in der Sache aber wenig hilfreich. Wir bitten daher alle Dienstreisenden der Freien Universität Berlin um (manchmal auch viel) Verständnis für diese Ausnahmesituation.

Die Fragen stellte Marina Kosmalla