Viele Kolleginnen und Kollegen haben ihr privates Kfz angemeldet, um damit Dienstfahrten durchzuführen. Sie können dann bei der Freien Universität Kilometergeld abrechnen.

Die Grundlage für alle Regelungen, die in diesem Zusammenhang zu beachten sind, bildet das Bundesreisekostengesetz und als spezielle Ausführungsvorschrift dazu das Rundschreiben V 3/82.

Die Erstattung der Kosten durch die Freie Universität bietet normalerweise keinen Anlass zu Beschwerden, wenn die Abrechnung der Dienstfahrten korrekt vorliegt und die Voraussetzung, dass die jeweilige Dienstfahrt vom Vorgesetzten genehmigt wurde, erfüllt ist.

Weitaus komplizierter kann es werden, wenn bei der Benutzung des Kfz für eine Dienstfahrt ein Schaden an diesem entsteht, für den keine Versicherung aufkommt. Wer trägt dann die Kosten?

Nach dem einschlägigen § 6 des Bundesreisekostengesetzes unterscheidet man drei Arten der Anerkennung eines Kfz für Dienstfahrten, nach denen sich auch die Regelungen der Kostenübernahme im Schadensfall richten.

1. Das private Kfz wird mit schriftlicher Bestätigung des Dienstherrn (Arbeitgebers) im überwiegenden dienstlichen Interesse gehalten. Die Voraussetzung dafür ist eine bestimmte jährliche Mindestkilometerleistung und die Unmöglichkeit, notwendige Dienstfahrten mit Dienstfahrzeugen oder öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. In Einzelfällen kann der Dienstherr den/die Beschäftigte sogar veranlassen, das Kfz anzuschaffen, um die Haltung dann als überwiegend im dienstlichen Interesse liegend anzuerkennen. In diesen Fällen kommt der Dienstherr weitgehend für entstandene Schäden auf. Diese Konstellation kommt an der Freien Universität nicht vor.

2. Das private Kfz wird nur gelegentlich für Dienstfahrten genutzt, eine jährliche Mindestfahrleistung ist nicht erforderlich.Die Anmeldung des privaten Kfz für Dienstfahrten wird auf ausdrückliches Verlangen oder auf Grund der Einflussnahme des Dienstherrn vorgenommen. Hier ist im Schadensfall die Erstattung durch den Dienstherrn verhältnismäßig günstig, nämlich folgendermaßen geregelt: Es kommt eine Erstattung des entstandenen Sachschadens und unmittelbar mit der Entstehung des Schadens zusammenhängender Kosten (z. B. Abschleppkosten, wenn das Fahrzeug nicht mehr fahrfähig ist) in Betracht. Allerdings wird erwartet, dass zunächst eine Kaskoversicherung in Anspruch genommen wird. Die durch Selbstbeteiligungskosten und Verlust an Schadensfreiheitsrabatt entstehenden Mehrkosten bei der Versicherung werden vom Dienstherrn ersetzt.

3. Das private Kfz wird auf Antrag des/der Beschäftigten für Dienstfahrten zugelassen. Dann erstattet der Dienstherr im Schadensfall maximal ca. 325 €, weil er voraussetzt, dass eine Kaskoversicherung mit entsprechender Eigenbeteiligung besteht, die für den Schaden aufkommt. Der Kanzler ist der Auffassung, dass an der Freien Universität nur diese Situation gegeben ist.

Viele Kolleginnen und Kollegen, die ihr privates Kfz für Dienstfahrten angemeldet haben, sind sich bestimmt dieses Risikos nicht bewusst. Wir haben unseren Dienstherrn aufgefordert, die Beschäftigten in geeigneter Form darauf hinzuweisen. Ebenso sollten die Beschäftigten, die ihr Fahrzeug angemeldet haben oder erwägen, dies zu tun, auf die Notwendigkeit einer Kaskoversicherung hingewiesen werden. Bisher ist dies seitens der Freien Universität nicht erfolgt, deshalb hier von unserer Seite der entsprechende Hinweis.

Wir raten Ihnen:

• Fühlen Sie sich nicht veranlasst, Ihr Kfz für Dienstfahrten anzumelden.
• Es kann Sie niemand zwingen, für Dienstfahrten etwas anderes als öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen, auch wenn es dadurch länger dauert oder Sie mehrmals fahren müssen.

Wenn Sie Ihr Fahrzeug trotzdem anmelden bzw. die Anmeldung bestehen lassen wollen:

• Schließen Sie auf jeden Fall eine Kaskoversicherung mit nicht mehr als 325 € Eigenbeteiligung ab.
• Lassen Sie sich die Notwendigkeit jeder einzelnen Dienstfahrt vom Vorgesetzten bestätigen - und:
• Fahren Sie vorsichtig!