Die Freie Universität Berlin führt die Software SAP "Campus Management" ein

Gemeinsam mit seinen europäischen Partnern hat sich Deutschland 1999 in Bologna das Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2010 einen einheitlichen europäischen Hochschulraum zu schaffen, das heißt, das System der Studienabschlüsse zu homogenisieren und die Mobilität der Studierenden in Europa zu erhöhen. Diese Absicht geht einher mit dem Wunsch gerade auch die Beweglichkeit auf den europäischen Arbeitsmärkten durch grenzübergreifend akzeptierte akademische Qualifikationswege zu verbessern oder gar erst zu ermöglichen. Die Freie Universität Berlin setzt die Idee von Bologna konsequent um und löst bis zum Wintersemester 2007/2008 die klassischen Magister- und Diplomstudiengänge durch das gestufte Studienprogramm der Bachelor- und Masterstudiengänge ab. Mit dieser Umstellung steigen auch die Anforderungen an die Organisation und die Administration der neuen Studienstruktur. Einerseits werden Neuregelungen geschaffen, die ein zügiges Studium ermöglichen, andererseits steigt der Organisationsaufwand für die Verwaltung der Studiengänge erheblich. Waren in der Vergangenheit nur Zwischen- und Abschlussprüfungen üblich, werden mit der neuen Studienstruktur nunmehr eine Vielzahl von Prüfungsleistungen studienbegleitend von den Studierenden erbracht; dieses stark erhöhte Prüfungsaufkommen muss an der Freien Universität Berlin überall organisiert und administriert werden.

Es wurde schnell klar, dass moderne Informationstechnik entscheidend dazu beitragen kann, die vielfältigen Ziele der Studienreform trotz ihrer potenziellen Widersprüchlichkeit zu erreichen. Auf Basis der oben genannten Zielsetzungen wurden deshalb bereits 2004 die Anforderungen an eine neue Software-Lösung definiert. Die Auswahl fiel auf SAP "Campus Management", das an der Freien Universität Berlin erstmals in Deutschland zum Einsatz kommt. Alle Fachbereiche, die zentralen Servicebereiche und die Universitätsleitung waren in den Entscheidungsprozess für die neue Software einbezogen. Neben funktionalen Kriterien spielten auch technologische Aspekte, insbesondere Betriebs- und Sicherheitsfragen eine wichtige Rolle.

Anfang 2005 startete die Freie Universität Berlin gemeinsam mit der SAP AG das Projekt "Campus Management", in dem die Gestaltung der neuen, universitätsweit vereinheitlichten Abläufe und die Implementierung der Software Hand in Hand gehen. Parallel dazu wurde es notwendig, viele bestehende Prüfungsordnungen entsprechend den neu entstehenden Vorgaben anzupassen und zu überarbeiten. Bei dieser Gelegenheit sind Verfahrensabläufe im Sinne einer besseren Studierbarkeit vereinfacht und sinnvoll auf einander abgestimmt worden. Transparenz und Verbindlichkeit sind die Leitlinien, an denen sich das neue Studiensystem in der Freien Universität Berlin orientiert. Und: Service, Sevice, Service. Sie wird nun als erste deutsche Universität komplett internationalisiert sein.

Mit dem Projekt "Campus Management" wird die Freie Universität Berlin ihrem Ziel, für die akademischen Kernprozesse die bestmöglichen Services bereitzustellen, ein großes Stück näher kommen. Es sind wichtige Grundlagen für die weitere serviceorientierte Modernisierung der Verwaltungsprozesse geschaffen worden. Die umfassende Prozessunterstützung durch SAP "Campus Management", zahlreiche Self-Service Funktionen und die Nutzung des Internets gewährleisten eine hohe Wirtschaftlichkeit der getätigten Investition.

Die SAP-Lösung versetzt die Freie Universität Berlin in die Lage, ihren hohen Qualitätsanspruch für universitäre Dienstleistungen besser einzulösen, unterstützt die Arbeit in den Prüfungsbüros und ermöglicht den effizienten Einsatz von Ressourcen. Die universitätsweit einheitlichen Prozesse sichern eine fachbereichsübergreifende Koordinierung von Veranstaltungs- und Prüfungsterminen und eine optimale Abstimmung der Fachbereiche bei der gemeinsamen Betreuung der Studierenden. Der administrative Aufwand für die Organisation der neuen Studienstruktur wird reduziert, weniger Bürokratie ist die Folge. So können sich die Studierenden ganz auf ihr Studium und die Lehrkräfte besser auf Lehre und Forschung konzentrieren.

Weiteres im Internet: http://www.fu-berlin.de/campusmanagement/

Von Michael Wilmes, der Autor ist einer der Leiter des Campus Management Projektes.