Schnittstellen zu weiteren SAP-Datenbanken und SAP-Modulen der Freien Universität Berlin

Forschungsinformationen – Inhaltliche Schnittstellen
Forschungsinformationen – Inhaltliche Schnittstellen

Statistikdatenbank

Eine weitere Anforderung an die Forschungsdatenbank besteht in der Gewinnung ausschließlich quantitativer Daten wie zum Beispiel Drittmittelstatistiken für verschiedene Berichte und für universitätsinterne Steuerungsprozesse. Für diese Anforderung ist die Teilapplikation der Forschungsdatenbank, die Drittmittelprojektdatenbank, mit einem weiteren Informationssystem der Freien Universität Berlin verknüpft: der Statistikdatenbank.

Die Statistikdatenbank ist ebenfalls eine SAP-Applikation, die Daten von dezentralen universitären Verwaltungsbereichen für Auswertungen aufbereitet, zum Beispiel in der Personal-, Haushalts-, Forschungs- und Studierendenabteilung, und verschiedenen Nutzerinnen und Nutzern zentral zugänglich macht. Die in der Statistikdatenbank aggregierten Zahlen sind keine tagesaktuellen, sondern Zahlen auf Semester- oder Jahresbasis. 

Statistisch ausgewertet werden aus der Forschungsdatenbank jahresweise Kooperationsdaten, zum Beispiel die zahlenmäßige Beteiligung oder Sprecherfunktion der Freien Universität Berlin in Forschungsverbünden, die Art der Forschungsprojekte sowie Finanzdaten nach Geldgebern, Fonds und Kostenstellen. Die Daten lassen sich zum Beispiel jahresweise als Zeitreihe, fachbereichsspezifisch, nach Fächergruppen und nach Projektleitungen differenziert erheben.

Über eine weitere Schnittstelle zwischen Forschungsdatenbank und Statistikdatenbank werden die jährlichen Drittmittelstatistiken erstellt. Hierfür greift die Statistikdatenbank innerhalb von SAP auf Daten der Forschungsdatenbank und auf Haushaltsdaten zurück, in denen Drittmittel nach Einnahmen und Ausgaben aus Zuwendungen der Freien Universität Berlin oder aus persönlichen Zuwendungen, sofern sie über die Universitätskonten abgerechnet werden, enthalten sind. 

Publikationsdatenbank

In der Profildatenbank können die Veröffentlichungen eingebunden werden, die jährlich in der Bibliographie der Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin erfasst sind. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler tragen ihre Publikationen über ein Webinterface hierfür ein. Von hier werden die bibliographischen Daten an das bibliographische Informationssystem APELH der Universitätsbibliothek weitergegeben und dort zur Qualitätssicherung geprüft. Des Weiteren erfolgt ein Import der Publikationsdaten in die sog. Publikationsdatenbank, die einen Bestandteil der SAP-Statistikdatenbank bildet. In der Statistikdatenbank können die Veröffentlichungen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Freien Universität Berlin statistisch ausgewertet und als verdichtete Publikationsdaten auf Ebene der wissenschaftlichen Einrichtungen, der Autorinnen und Autoren und der Forschungsprojekte für bibliometrische Potenzialanalysen verwendet werden. Über eine Schnittstelle zur Statistikdatenbank werden zudem die bibliographischen Publikationsdaten in die Profildatenbank referentiell eingebunden. Wenn Publikationen im Rahmen von Drittmittelprojekten entstanden sind, ist diese Zuordnung über den SAP-Innenauftrag möglich. 

Technische Schnittstellen innerhalb des SAP-Systems durch Verwendung folgender SAP-Module

  • HCM (Human Capital Management): Personaldaten für Projektleitung und Projektmitarbeiter/-innen
  • Organisationsmanagement (Untermodul von HCM): Einrichtungen der Freien Universität Berlin
  • CO/PSM/FI: Finanzierungs-/Kontierungsdaten der Drittmittelprojekte, Controlling

Standardfunktionen

  • Text- und Statusverwaltung: Abstracts, Schlagworte und Projektstatus
  • Geschäftspartnerverwaltung: Erfassung externer Kooperationspartner
  • Nutzung von Objekten und Zugriffstechniken aus dem Business Object Repository, vor allem von SAP-eigenen Funktionsbausteinen und Business Application Programming Interfaces für Integration von SAP-Standardfunktionalitäten
  • Drittmittelprojekt- und Profildatenbank nutzen gemeinsame SAP-Module / Objekte, um Daten nur einmal zu pflegen und somit Redundanzen zu vermeiden