Zeichnungsberechtigt in allen Fragen der Bewirtschaftung eines Drittmittelfonds ist ausschließlich die Projektleitung, der aus diesem Grund eine sogenannte Bewirtschaftungsbefugnis durch die Freie Universität Berlin erteilt wird. Dies bedeutet, dass beispielsweise Bestellungen nur mit deren Zustimmung veranlasst werden dürfen. Seit Einführung des elektronischen Workflows erfolgt die Zustimmung auf diesem Wege, weshalb auch keine Unterschriftsproben mehr notwendig sind.

Die Bewirtschaftungsbefugnis erstreckt sich im Allgemeinen auf alle Drittmittelfonds, die an die Kostenstelle der Projektleitung angehängt sind. Es besteht ferner die Möglichkeit, für eine/n Mitarbeiter/in eine weitere Bewirtschaftungsbefugnis ausstellen zu lassen und somit die Bestellbefugnis auf diese Person zu erweitern. Ein Antrag erfolgt über die Fachbereichsverwaltung.