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Neue Funktionen bei PDF-Formularen

Dynamische Formulare und PDF-Portfolios sollen Mitarbeitern der Freien Universität Arbeitsprozesse erleichtern

14.03.2012

Das Arbeiten mit PDF-Formularen soll einfacher werden.
Das Arbeiten mit PDF-Formularen soll einfacher werden. Bildquelle: Freie Universität Berlin

In den Verwaltungen der Universität sind PDF-Dokumente im täglichen Gebrauch. Drei Neuerungen sollen das Ausfüllen und Bearbeiten von Formularen zukünftig leichter machen. Während einer Testphase können die Neuerungen ausprobiert werden.

PDF-Portfolios

Eine Neuerung stellen sogenannte PDF-Portfolios dar. Im Rahmen eines PDF-Portfolios werden verschiedene PDF-Dokumente miteinander verbunden. Auf diese Weise werden Inhalte zu einem Projekt oder Thema unter einem Dach zusammengefügt.

Um Ihnen die Funktionen eines Portfolios vorzustellen, wurden die Formulare „Einstellungsanträge und Hinweise“ unter www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/personal zusammengefasst. Bitte testen Sie die neue Portfolio-Möglichkeit, und geben Sie Ihre Erfahrungen und Hinweise an Michael Hettwer weiter (Tel: 838-543 43, E-Mail: michael.hettwer@fu-berlin.de).

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Einstellungsanträge und Hinweise wie gewohnt als einzelne PDF-Dateien aufzurufen.

Damit ein fehlerfreies Bearbeiten der jeweiligen Anträge sichergestellt ist, sollten immer die aktuell online verfügbaren Formulare genutzt werden.

Zweisprachige PDF-Formulare

Eine zweite Neuerung betrifft die Möglichkeit, PDF-Formulare verschiedener Sprachenversionen miteinander zu verknüpfen. So kann zum Beispiel der Dienstreiseantrag und die Dienstreiseabrechnung in der deutschen sowie in der englischen Variante bereitgestellt werden.

Anhand der Beispielformulare „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ und „Dienstreiseabrechnung“ kann zwischen der deutschen und englischen Variante gewählt werden.

Dynamische Formulare

Durch Betätigen beispielsweise der Tasten „+“ und „-“ können je nach Bedarf neue Zeilen eingefügt oder entfernt werden. Am dem Beispiel „Nachweis von Dienstfahrten“ wird die Dynamik sichtbar. Um die Formulare auszufüllen, ist keine vollständige Lizenz für Adobe Acrobat X nötig, der Acrobat Reader (in der jeweils neuesten Version) reicht aus.

Allgemeines

Ziel von PDF-Dateien (Portable Document Format) ist es, Dokumente unabhängig vom Anwendungsprogramm unverfälscht und unverändert (also ohne Änderung der Formatierungen) auf jedem Computer plattformübergreifend (Windows, Linux, MAC OS usw.) und hardwareunabhängig darstellen zu können.

Unterstützung und Hilfe

Zu allen Neuerungen gibt es ausführliche Hilfedateien. Fragen beantwortet Ihnen:

Michael Hettwer
Tel: 838-543 43
E-Mail: michael.hettwer@fu-berlin.de 

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