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Bibliotheken mit System

Neue Software soll von 2016 an das Management von Millionen Medien an der Freien Universität erleichtern

08.06.2015

Rund acht Millionen Medien müssen von der Universitätsbibliothek koordiniert werden. Von kommenden Januar an wird hierfür eine neue Software eingesetzt.
Rund acht Millionen Medien müssen von der Universitätsbibliothek koordiniert werden. Von kommenden Januar an wird hierfür eine neue Software eingesetzt. Bildquelle: Bernd Wannenmacher
Jiří Kende ist Leiter der Universitätsbibliothek der Freien Universität.
Jiří Kende ist Leiter der Universitätsbibliothek der Freien Universität. Bildquelle: Mirko Lux

Rund acht Millionen Druckmedien, 70.000 E-Zeitschriften, mehr als eine halbe Million E-Books und 1.600 Datenbanken stellt die Universitätsbibliothek der Freien Universität ihren Nutzern in 15 Fachbibliotheken zur Verfügung. Ein neues Managementsystem soll im kommenden Jahr den Beschäftigten der Bibliotheken die Arbeit erleichtern. Was leistet dieses System? Mit welchen Änderungen müssen die Nutzer rechnen? Darüber sprach campus.leben mit Jiří Kende, der die Universitätsbibliothek leitet.

Herr Kende, die vier Berliner Hochschulen haben sich kürzlich für eine Umstellung der Bibliothekssoftware entschieden. Welche Funktionen erfüllt das neue Programm Alma?

Alma ist ein Bibliotheksmanagementsystem für das gesamte Spektrum bibliothekarischer Aufgaben. Dazu gehören der Erwerb und die Katalogisierung von Medien sowie deren Nutzung. Bei den gedruckten Medien gehören die Aus- und Fernleihe dazu, bei elektronischen Medien die Bereitstellung über das Bibliotheksportal Primo. Um den Unterschied zu verdeutlichen: Alma ist das „Backoffice“, also die interne Infrastruktur für die Bibliotheksarbeit, Primo ist das „User Interface“ – das Gesicht der Bibliotheken für die Nutzer. Alma ersetzt das 15 Jahre alte Bibliothekssystem Aleph500, das vor allem für die Verwaltung von Printmedien konzipiert war. Weitere Applikationen, die wir zusätzlich einführen mussten, um elektronische Medien bearbeiten zu können, sind nun ebenfalls überflüssig geworden.

Worin liegen die weiteren Vorteile der neuen Software?

Alma ist ein modernes cloudbasiertes System, das von vornherein für die gemeinsame Verwaltung und Bereitstellung von Print- und E-Medien konzipiert worden ist. Bibliothekarische Arbeitsabläufe werden damit effizienter. Gleichzeitig wird die Anzahl der Systeme, die wir bisher betreiben mussten, reduziert. Die Lizenzverwaltung beispielsweise ist bereits in Alma integriert. Ein weiterer Vorteil eines cloudbasierten Systems wie Alma ist die Tatsache, dass man keine eigenen Server für die Software betreiben und administrieren muss. Auch die Software-Updates werden vom Anbieter erledigt. Da Alma mit einem Webclient arbeitet, müssen spezielle Anwendungen nicht wie bisher auf allen Mitarbeiter-PCs installiert und laufend aktualisiert werden. Durch ein internationales bibliothekarisches Datenformat wird zudem der Datenaustausch mit anderen Bibliotheken weltweit erleichtert. Insgesamt erhoffen wir uns dadurch weitere Rationalisierungseffekte, die es uns dann ermöglichen, mehr Kapazität in die Entwicklung von neuen Diensten zu lenken.

Wie aufwendig wird die Umstellung?

Dieser Prozess wird recht aufwendig sein, weil alle bibliothekarischen Arbeitsabläufe neu gedacht und an die neuen Gegebenheiten angepasst werden müssen. Alma bietet zudem an vielen Stellen automatisierte Abläufe, die es zu verstehen und sinnvoll einzusetzen gilt. Außerdem müssen alle Schnittstellen zu Drittsystemen neu konfiguriert werden, zum Beispiel zur Rechnungsbearbeitung, zur Selbsterfassungsplattform für die Universitätsbibliografie oder zu den Selbstausleihautomaten in den Bibliotheken. Und zu guter Letzt ist Alma ein internationales Standardsystem, das an spezifische Funktionalitäten und Anforderungen der Deutschen Bibliothekswelt angepasst werden muss.

Wann geht die Umstellung los?

Das eigentliche Migrationsprojekt beginnt im Januar 2016 und wird etwa acht Monate dauern. Ungeachtet dessen bereiten wir uns auf das Projekt natürlich jetzt schon vor.

Ändert sich mit dem Wechsel zu Alma für die Nutzer etwas?

Da Alma das „Backoffice“ ist, das nicht direkt mit den Nutzern kommuniziert, dürfte sich für die Nutzer nicht viel ändern, höchstens zum Positiven: die engere  Anbindung des Bibliotheksportals Primo an Alma dürfte sich ebenso positiv auswirken wie auch die effizientere Verwaltung und Bereitstellung der E-Medien.

Die Fragen stellte Annika Middeldorf