Den gesamten Bücherbestand katalogtechnisch erfassen, mit einer neuen Signatur versehen, gegebenenfalls von Schimmel befreien beziehungsweise binden lassen, in Kisten packen, im neuen Gebäude wieder auspacken und an der passenden Stelle einsortieren – das sind die einzelnen Schritte des Integrationsvorhabens. Wie jeder einzelne im Detail ablaufen soll, ist momentan noch nicht klar, sagt Andrea Tatai, Leiterin des Vorhabens: „Wir gehen Schritt für Schritt vor. Wie wir Probleme lösen, die später auf uns zukommen, werden wir wissen, wenn es so weit ist.“

Andrea Tatai leitet das Umzugsprojekt seit Oktober 2010. Zu Beginn ihrer Tätigkeit etablierte sie eine neue Struktur: Sie fasste die 24 Bibliotheken in sieben Clustern zusammen, deren Einzelbibliotheken jeweils eine fachliche Nähe haben. So umfasst etwa der Cluster Orient die Bibliotheken der Arabistik/Semitistik, Islamwissenschaft, Iranistik und Turkologie. Neben den Fachkoordinatorinnen, die jeweils ein Cluster betreuen, sind an dem Projekt rund 50 Diplombibliothekare und Bibliotheksangestellte sowie ebenso viele studentische Hilfskräfte beteiligt. „Mittlerweile sind alle eingearbeitet, und es hat sich eine gewisse Routine entwickelt“, sagt Tatai. „Jetzt können wir die Zahlen beobachten und schauen, ob wir in diesem Tempo bis zum Frühjahr 2015 fertig werden oder ob wir an irgendeiner Stelle mehr Hilfe benötigen. 2000 Bücher pro Monat und pro Bibliothek sollten wir schon schaffen.“

Was steht wo in welcher Bibliothek?

Zu den ersten Aufgaben im Integrationsprozess gehören die  inhaltliche und formale Erschließung der Bücher. Dazu müssen alle Bände katalogisiert und in der Bibliotheksdatenbank „Aleph“ verwaltet werden, indem die Informationen von den herkömmlichen Papierkärtchen als elektronischer Datensatz erfasst werden. In einer Stunde könne man bis zu zwölf Bücher bearbeiten, sagt Andrea Tatai, bei komplizierten Titeln könne es auch wesentlich länger dauern. „Erst wenn alles katalogisiert ist, haben wir einen Überblick, was tatsächlich in welcher Bibliothek wo steht“, sagt sie. Während in den zu integrierenden großen Bibliotheken der Prozess der formalen Erschließung beim Start des Integrationsvorhabens schon recht fortgeschritten war, ist dies in vielen kleinen Fachbibliotheken trotz der Unterstützung durch eine Firma noch nicht vollständig erfolgt.

Durch das Sichten der Bestände wird zudem festgestellt, wie viele Dubletten – Bücher in mehrfacher Ausführung – vorhanden sind. Bisher häufig nachgefragte Bücher werden in entsprechender Anzahl auch in der neuen Bibliothek zur Verfügung stehen, durch die Zusammenlegung überflüssig gewordene Exemplare werden aussortiert.

Katalogisierer mit Sprachkenntnissen gesucht

„Wir katalogisieren auch in Umschrift und Originalschriftzeichen, was sehr zeitaufwendig ist und nur von wenigen Menschen, die sowohl das Katalogisierungssystem als auch die jeweilige Schrift und die Sprache sehr gut beherrschen, gemacht werden kann“, sagt Andrea Tatai. Zu diesen Sprachen gehören Arabisch und Hebräisch sowie Rumänisch, Russisch und Ukrainisch mit den kyrillischen Zeichen sowie die ostasiatischen Sprachen Chinesisch, Japanisch und Koreanisch. „Wenn es niemanden gibt mit entsprechender bibliothekarischer Fachqualifikation, greifen wir lieber auf jemanden zurück, der zum Beispiel gut Arabisch kann und lassen ihn das Katalogisieren lernen. Das ist leichter, als wenn ein Katalogisierer Arabisch lernt.“

Eine Systematik für alle Bereiche

Auf das Katalogisieren folgt eine inhaltliche Herausforderung: das Systematisieren. In der zukünftigen Bibliothek soll der gesamte Bestand nach der sogenannten Regensburger Verbundklassifikation (RVK) aufgestellt werden. Die RVK ist eine Aufstellungssystematik zur sachlichen Erschließung von Beständen in wissenschaftlichen Bibliotheken und der größte Klassifikationsverbund im deutschsprachigen Raum. Bisher hatte jede Bibliothek ihre eigene Systematik wählen können. Die Signatur „Bo“ stand zum Beispiel in der Chemie-Fachbibliothek für den Bereich Biochemie, in der RVK-Signatur steht sie für Religion, Päpste.

Hinzu kommen konservatorische Fragen. In vielen Villen stehen die Bücher aus Platzgründen im Keller und haben Schimmel angesetzt, der vor dem Umzug entfernt werden muss. „Das Prozedere ist aufwendig und sehr teuer“, sagt Tatai. „Auch deshalb müssen überflüssige Dubletten vorher aussortiert werden.“ Häufig benutzte Monographien sind im Einband beschädigt. Insbesondere Zeitschriften wurden in den kleinen Villenbibliotheken oftmals nicht mehr gebunden. In der Mathematik-Bibliothek wurden Zeitschriften-Jahrgänge für 40.000 Euro nachgebunden. Für die neue Großbibliothek sollten alle Bände in einer gebrauchsfähigen, präsentablen Form vorliegen.

Viele Bücher, wenig Platz

„Wenn man einen Film über das Projekt drehen würde, müsste er ‚Das große Reinemachen‘ heißen“, sagt die Projektleiterin. „Es ist eigentlich ein richtiges Aufräumen“ – bei dem man mitunter Interessantes entdeckt. Zum Beispiel hatte ein Student, der vor seinem Studium eine Schreinerlehre gemacht hat, in einer der Bibliotheken Regale bis unter die Zimmerdecke gezimmert. Dadurch konnten die Mitarbeiter nur mithilfe einer Leiter Revisionsarbeiten durchführen.

Die neue Bibliothek wird organisatorisch eine Teilbibliothek der Universitätsbibliothek (UB) und kommt deshalb zukünftig ohne eigene EDV und Personalabteilung aus. Doch wird kein Mitarbeiter seine Stelle verlieren. Durch die momentan relativ hohe Altersstruktur der Bibliothekare würden zukünftig viele Stellen im Bibliothekssystem der Freien Universität frei werden, sagt Andrea Tatai. „Die Bibliothekare kennen ihre Bücher, ihre Wissenschaftler und ihre Sprachen. Und auch in der neuen Bibliothek bleiben sie für ihre Bücher zuständig.“